Arbeta med Uthyrning
I PC-Kassa finns funktioner för att hantera uthyrning av varor. Till exempel för att hyra ut maskiner, släpvagn, högtidskläder eller annat. Uthyrning förutsätter att man har tillgång till kundregister i kassan. Uthyrningsfunktionen hanterar uthyrning med antal minuters hyrtid, timmar, dagspris eller fastpris.
Uthyrningsartikel
Börja med att registrera en lämplig artikel för uthyrning. Undersök med er redovisare vilken varugrupp (moms) denna ska hanteras under. Skillnaden från en "vanlig" artikel är att hyratiklar ställs mot "Enhet" - "Hyra". Man sätter inget pris på själva artikeln utan detta görs via menyn för Hyrpriser som visas efter att enhet Hyra är vald. Tänk på att också leverera in rätt antal objekt som ska hyras ut för att kassan ska kunna hålla reda på antal som finns tillgängliga. I vårt exempel har vi en släpvagn att hyra ut.
Öppna fliken Hyr.Priser. Ange ett ID för de olika uthyrningsenheterna samt pris per minut, timme, dag och/eller fastpris. Används enbart exempelvis timmar visas de andra alternativen inte i själva uthyrningsflödet.
Knappar och Inställningar.
Det går nu bra att söka efter artikeln eller placera den på en snabbknapp. Vi väljer att lägga artiklarna för uthyrning på snabbknappar tillsammans med snabbknappar för Återlämning, eventuell Deposition samt en knapp för att snabbt ta fram en Rapport över uthyrda artiklar.
Makro för Återlämning: ##HYRARETUR##
Makro för Rapport: ##HYRARAPPORT##
Makro för Deposition: ##HYRADEPOSITION##
I vårt exempel valde vi att kombinera depositionsmakrot med en text för att förtydliga att denna återbetalas vid återlämning, ##HYRADEPOSITION##¤##FASTTEXT#Återbetalas vid återlämning#¤
Inställningar
För att systemet ska kunna arbeta med Deposition och eventuella förseningsavgifter behöver detta ställas in. Gå via menyn Arkiv - Inställningar - Systemuppgifter och vidare till fliken Uthyrning.
Tänk på att alltid undersöka de redovisningstekniska regler som gäller för Deposition eller Förseningsavgifter vid uthyrning innan ni ställer detta mot relevanta artikelgrupper i inställningarna.
Här ställer vi också belopp på avgifter samt villkor för hur eventuella förseningsavgifter ska hanteras.
Spara uppgifterna och starta om PC-Kassa. Därefter är vi klara att påbörja uthyrning.
Hyra ut.
Vi ska nu hyra ut en släpvagn och väljer en hyrartikel. Vi möts därefter av ett fönster som frågar om kunden ska betala direkt eller vid återlämnandet och vi väljer relevant val. I detta exempel använder vi "Betala sen vid återlämning"
Systemet öppnar automatiskt kundregistret och vi söker fram / registrerar kunden som ska hyra objektet.
När kunden är identifierad får vi fram listan över de unika objekt som finns lediga för uthyrning under denna artikel.
Välj objekt och bestäm därefter den hyresperiod kunden önskar för objektet.
Eftersom vi valde att kunden betalar vid återlämnande blir inslaget noll kronor och vi slår ut kvittot.
Om vi samtidigt väljer att erlägga en deposition vid uthyrningstillfället betalas denna direkt på samma kvitto.
När kvittot är utslaget har också lagersaldot korrigerats samt objektet finns inte tillgängligt för uthyrning tills den återlämnats.
Återlämna uthyrt objekt
När kunden återkommer använder vi knappen för Återlämning av Hyrt. Det går att hämta uthyrningen på flera sätt. Välj det alternativ som passar bäst. I detta exempel söker vi fram kunden från kundregistret genom "Hämta via kund".
När kvittot hämtas upp korrigeras även samtidigt eventuella erlagda depositioner på slutsumman att betala.
Slutför betalningen och objektet är åter tillgängligt för uthyrning.
Uthyrningsrapport
Knappen vi skapade tidigare öppnar ett par alternativ för att granska uthyrning. Det går bra att ta fram underlag för Pågående uthyrning, Tidigare uthyrning samt eventuell rapport för Förseningsavgifter. Välj alternativ och eventuell tidsperiod i fönstret.