Leverantörsbeställning med beställningspunkter
Kassan kan hantera leverantörer och hjälpa till med beställningar. Se artikel om leverantörsbeställningar: Arbeta med Leverantörsregister och Leverantörsbeställning
Denna artikel kommer bara i korthet behandla själva beställningarna.
Översikt
För att det ska fungera med beställningspunkter i det pc-baserade kassasystemet måste man jobba med artiklar med lagersaldo och leverantörsregister.
Beställningspunkter används för att på artikelnivå ställa gränser för när det är dags att kunna skapa en beställning och hur mycket som ska beställas. Det går även att ställa in så kassan skapar leverantörsbeställningar automatiskt.
Leverantörsregister
Se i artikeln Arbeta med Leverantörsregister och Leverantörsbeställning punkt 1 hur man lägger upp leverantör.
Aktivera beställningspunkt
Kassan behöver instrueras att beställningspunkt ska användas.
OBSERVERA! Detta får BARA ställas in på EN kassadator. Det är en lokal inställning och berör alltså bara den kassan man ställer in detta på och det blir fel om man ställer in det på fler än en kassa. Kassa i det här fallet kan även vara en backoffice. Denna kassa måste även vara startad för att det ska fungera.
Man ställer in detta i kassans systemuppgifter.
Leta upp fliken "Best. Punkt".
Här finns fyra kryssrutor.
- Använd beställningspunkt aktivering.
Denna måste vara markerad för att funktionen ska vara igång. Till höger finns ett fält om hur ofta det ska kollas av om kriterierna för att aktivera en beställningsfunktion uppfyllts. Tiden som sätts där gäller från när kassan startas. Om man startar om kassan så börjar det alltså om. - Skicka epost när beställningspunkt aktiverats.
Detta är tänkt att använda internt och här fyller man alltså INTE in en leverantörs e-postadress. Längre ner fyller man i rubrik och text för mejlet som skickas. - Skicka SMS när beställningspunkt aktiverats.
Samma som för e-post men istället går det ut ett SMS. Normal taxa gäller. Fyll alltså inte in en leverantörs telefonnummer här. - Skapa leverantörsbeställning när beställningspunkt aktiverats.
Denna talar om för kassan att hantera skapandet av beställningspunkt. Hanteras inte i denna guide.
För att aktivera beställningspunkter behöver ruta nr 1 vara markerad. Glöm inte, detta får bara ställas in på en enskild kassa.
Definiera punkter
Det görs i artikelregistret. Välj önskad artikel och gå till fliken som heter "F1-Lager & Leverans".
- Beställningspunkt
När en artikels lagersaldo når ner till värdet som står här så skapas en beställningspunkt för artikeln. - Beställningskvantitet
När leverantörsbeställningen skapas blir antal att beställa detta värde. Se dock om maxlager längre ner.
Med bilden ovan som exempel, när artikeln säljs och kommer ner till 2 eller färre så kommer en beställningspunkt att skapas. Antal som kommer att beställas är 5. Om man har 3 kvar och i samma försäljning säljer 2 st så man hamnar på lagersaldo: 1 så skapas även då en beställningspunkt (man behöver inte "träffa exakt rätt"). Att tänka på är att det alltid kommer att vara 5 i antal som beställs. Vi ska senare i guiden titta på hur man kan anpassa detta genom att använda maxlager istället för beställningskvantitet.
Inledningsvis blir det här ett större arbete för att definiera befintliga artiklar. Man behöver dock inte hoppa mellan flikarna för att byta artikel. Längst ned på sidan finns pil-knappar för att stega mellan artiklarna. Om man har listat artiklar bara från önskad leverantör (eller något annat sökkriterie) så går det lättare.
Skapa leverantörsbeställning
För en genomgång om leverantörsbeställningar hänvisas hit: Arbeta med Leverantörsregister och Leverantörsbeställning
Tips! Man kan fortfarande göra leverantörsbeställningar manuellt.
För att skapa leverantörsbeställningar från beställningspunkter används knappen "Skapa beställningsförslag".
Följande visas.
Förvalt är "Alla" men man kan välja en enskild leverantör. Tryck sen på knappen för att skapa beställningsförslag.
Tryck på "Ja" för att fortsätta.
Här får man information om hur många beställningar som skapades. Här ser vi även att en befintlig beställning kan uppdateras vilket sker automatiskt. Den kan inte uppdatera en leverantörsbeställning som blivit utskriven, då skapas en ny.
Maxlager i stället för beställningskvantitet
Man kan ändra så att kassan beställer det antal som behövs för att fylla upp lagret till ett maxlager i stället för att man exakt talar om hur många som ska beställas.
Inställningen för detta kommer man åt via menyn Register
Navigera till fliken "Lagerhantering".
Markera kryssrutan "Beställningspunkt...". Tryck sen på "Spara" och "Stäng". Starta sen om kassaprogrammet.
Fältet "Beställningskvantitet" har nu bytt namn till "Maxlager". En leverantörsbeställning kommer nu att lägga in antal som krävs för att fylla upp till maxlager som definierats för den artikeln.