Arbeta med inköp för till exempel guldhandlare och klockbutiker med flera.
Den här inköpsfunktionen är i första hand framtagen för smyckes / guld och klockbutiker. Men funktionen lämpar sig även till andra branscher där man hanterar inköp direkt i kassan. Funktionen går ut på att man i kassan direkt kan registrera ett inköp som knyts till en kund och blir registrerat i systemet som ett inköp/utbetalning.
Man kan vid senare tillfällen gå in och se vad man tidigare köpt av kunden. För att hantera inköp direkt i kassasystemet bör man lägga upp ett antal artikelgrupper som är att betrakta som betalsätt. Tex: Inköp guld, Inköp silver, Inköp klocka. Till dessa artikelgrupper kopplar man sedan ett antal artiklar och ger dem ett enkelt artikelnummer.
Unik artikel
Man kan underlätta för sig vid köp genom att använda funktionen "Unik artikel" i kassan. Det ger fördefinierade fält att fylla i som behövs för vidarerapportering. Detta går dock även att fylla i manuellt men på det här viset minskar man risken att missa en uppgift.
Gå till kassans meny Arkiv - Inställningar - Systemuppgifter. Välj flikarna Standardvärden/Egen unik artikel.
Börja med att markera "Använd egen unik artikel".
Fyll i de olika fälten "Fält 1" osv. Börja med Beskrivning. Kolla upp vad som är lämplig information som ska vara med. Därefter, avgör om det ska vara en obligatorisk uppgift eller inte genom att i fältet för detta välja J för ja och N för nej. Om man väljer J så måste något skrivas i det fältet vid inköpet. Väljer man N så väljer man själv om information ska fyllas i vid inköpet.
OBS! Egen unik artikel har fler användningsområden (tas inte upp här) och det går inte att kombinera olika användningsområden.
Se Skapa Artiklar och Artikelgrupper hur man skapar artikelgrupper och artiklar.
Exempel på artikeluppbyggnad
Utpriset på artiklarna sätts till noll (0) kronor för att detta ska hanteras som ett öppet inslag och man själv sätter priset vid varje tillfälle.
Tittar man i artikelregistret kan det se ut likt bilden.
Inköp i kassan
Anropa följande makro i kassan: ##INKOP##. Se hur man programmerar en knapp i avsnittet om generell knapprogrammering.
Börja med att identifiera kunden vilket kan göras på följande sätt:
- Registrera nya kunduppgifter
- Sök via personnummer (interna kundregister, PAR)
- Sök via telefonnummer (interna kundregister, Eniro)
- Sök via kundnamn (interna kundregister)
Noteringen är samma som notering i kundregistret och kan användas till information om inlämnaren.
Identifiera nu artiklarna som skall köpas in, genom att slå in artikelnummer eller sök på beskrivning. Priset kommer automatiskt att göras om till negativt, dvs en utbetalning till kund. Det är därför viktigt att artiklarna är kopplade mot artikelgrupper som är registrerade som betalsätt.
När man slagit in priset kommer följande upp.
Här fyller man i all information som är relevant och trycker på Spara. Använder man inte funktionen för unika artiklar så får man inte upp denna ruta. Då får man istället manuellt fylla i denna information direkt i inköpsordern.
Här kan man ta bort hela inslaget med det röda krysset uppe till höger. Det går även att ändra texten i Benämning om man har gjort fel.
För att slutföra ett inköp trycker man på knappen "Slutför".
Nu visas en ny informationsruta där man ska skriva in personnummer för er kund samt vilken typ av legitimation som användes.
Välj legitimationstyp med knappen till höger med en nedåtpil (drop-down-meny). Första gången man använder inköpsfunktionen (eller om man har uppdaterat kassaprogrammet nyligen) finns det inget att välja. Tryck då på knappen med ett Kugghjul för att lägga in önskade legitimationstyåper.
Tryck på knappen Ny för att lägga till. Skriv i klartext vad det är för legitimationstyp (exempelvis: Körkort, Pass, Nationellt ID osv.).
Tryck OK för att lägga in det som en legitimationstyp. Har man skrivit fel går det att radera men inte ändra. Tryck på knappen Stängd när inga fler ska läggas till.
Nu går dessa att välja i drop-down-menyn.
Tryck sen på knappen OK för att fortsätta inköpet.
Här syns att köpet har gjorts om till negativt, alltså ett inköp. Man ser även att hela värdet har 0% moms vilket stämmer med att det är ett eget betalsätt.
Välj nu betalsätt i kassan. Alla betalsätt utom faktura ska fungera men rekommenderat är att använda Kontantnota då detta sparas som en inköpsorder och kvittot skrivs ut med bättre kvalitét.
OBS! Vi avråder starkt från att arbeta med systematiska utbetalningar till betalkort då risken att dessa transaktioner hanteras och spärras för penningtvätt är överhängande. För mer information om detta kontakta skatteverket för gällande regler. För att veta mer hur man i kassaprogrammet kan hantera manuella utbetalningar mot egna betalsätt istället likt "Utbetalning Bankkonto" se mer om detta i separat guide.
Man kan komplettera ett inköpskvitto med försäljning men vi rekommenderar att skilja dessa åt då det underlättar i tydlighet vad som är vad.
I Statistik och bokföringen blir allting som vanligt, eftersom alla transaktioner registreras på artikel och artikelgrupp nivå, så kan man få ut kontorapport med de konton som avser inköp samt statistik på hur mycket man har köpt in.
Tidigare inköp.
Knappen tidigare inköp (i inköpsfunktionen ovan) visar alla inköp man gjort av kunden (efter att kunden är vald)
Här kan man:
- Visa ett tidigare inköp och se vad det innehöll
- Korrigera ett tidigare inköp
Att korrigera ett tidigare inköp innebär att man hämtar upp det tidigare inköpet och omvandlar negativa värden till positiva (så att beloppen tar ut varandra), sedan registrerar man de rätta negativa värdena på rätt artikelnummer.