Förberedelser inför installation av Fortnoxkoppling
För att komma igång med integrationen mellan kassaprogrammet och Fortnox behöver en tilläggsmodul först vara beställd via er kassaförsäljare. När beställningen är behandlad får beställaren en länk som används för att autentisera det Fortnoxkonto som kassaprogrammet ska kopplas till. Efter att autentiseringen är klar bokas ett tillfälle för en fjärrstyrd installation av bakgrundsmjukvaran som överför information från kassaprogrammet till Fortnox. För att autentiseringen och tidsbokningen ska gå att genomföra behöver tilläggsmodulen "Integration" i ert Fortnoxkonto vara aktiverad. När tidsbokningen är gjord, och innan installationstillfället, förbereder ni i lugn och ro relevanta inställningar som berör redovisning och kontering i kassaprogrammet samt i Fortnox. Teknikern kontaktar er sedan via telefon för att installera samt kontrollera anslutningen mellan kassaprogrammet och Fortnox.
Det är viktigt att relevanta förberedelser är gjorda innan installationstillfället, tag därför del av all information i detta avsnitt inför aktiveringen av Fortnoxkoppling.
Generell information
Den automatiska överföringen av information från det PC-baserade kassasystemet till Fortnox arbetar bland annat med en bakgrundsinläsning av redovisningskonto (intäktskonto och momskonto) vilka hämtas från de konton som genereras i kassans dagliga SIE-behandling. För att kopplingen till Fortnox ska fungera måste således dessa redovisningskonton vara uppsatt i ett gemensamt upplägg där kontouppsättningen är densamma i kassaprogrammet och Fortnox. Saknas konto eller är felaktigt angivna, antingen i kassan eller i Fortnox, kommer överföringen inte att fungera. Kontrollera också att samtliga konto som ska användas är "aktiva" i Fortnox.
Vid osäkerhet om de konto som ska användas, tag kontakt med ansvarig redovisare för ytterligare information om detta.
För beställning av koppling till Fortnox, vänligen tag kontakt med ansvarig kassaförsäljare.
Innan tidsbokningen kan genomföras behöver modulen "Integration" aktiveras i ert Fortnoxkonto.
Kortfattat steg för steg
- Aktivera modulen "Integration" samt manuell kontering.
- Boka tid för installation.
- Kontrollera och ange redovisningskonton med mera i kassaprogrammet.
- Kontrollera och ange relevanta redovisningsuppgifter i Fortnox.
- Invänta bokningstillfället redo med fjärranslutning.
1. Aktivera modulen "Integration" samt manuell kontering.
Före tidsbokningen kan genomföras behöver tilläggsmodulen "Integration" vara aktiverad i Fortnox samt verifikationsserien som ska användas markerad för "manuell kontering". Detta görs inne på ert Fortnoxkonto. Integrationsmodulen aktiveras via menyn "Marknadsplats" och manuell kontering under verifikationsinställningarna. Modulen "integration" aktiverar anslutningen som gör att ert Fortnoxkonto tillåter sammankoppling med andra system och utan inställningen för manuell kontering kan bokföringsunderlagen inte synkas till Fortnox. Om det saknas behörighet att lägga till extramoduler bör detta undersökas med er butiks redovisningsansvariga eller direkt med Fortnox kundsupport.
Aktivera modulen "Integration"
Klicka på symbolen i den övre delen av fönstret som föreställer en shoppingkorg och öppna fliken "Fortnox Program". Bläddra till "Integration" i listan och lägg till denna modul.
För att veta mer om aktivering av moduler och hanteringen av detta kontakta Fortnox kundsupport för ytterligare hjälp.
Aktivera inställningen "manuell kontering"
För att bokföringsunderlagen ska kunna överföras till Fortnox behöver inställningen "manuell kontering" vara aktiverad för den verifikationsserie som ska användas.
Öppna inställningsmenyn i Fortnox och välj sedan "Bokföring".
Leta upp menyn Verifikationsserier, bläddra sedan till relevant verifikationsserie och kryssa i rutan "Manuell kontering".
Slutför genom att trycka på knappen Spara.
Installationstillfället bokas via den länk som skickats i samband med beställningsbekräftelsen. Det går inte att boka installationstillfälle över telefon eller andra kontaktvägar. Om en tidsbokning redan är utförd går det bra att gå vidare till nästa punkt.
Surfa in på länken i bekräftelsemejlet och följ informationen på skärmen.
Logga in med det Fortnoxkonto som integrationen avser eller via ett så kallat "servicekonto". Vid "vanlig" inloggning används ett så kallat "normalkonto" och ifall aktiveringen sker i egenskap av administratör för flera butiker eller redovisare (byråkonto) används valet "servicekonto".
OBS! Tänk på att användaren måste vara ansluten till den butik integrationen avser eller vid servicekonto att denna är administratör för butiken som ska aktiveras. Det är därför viktigt att logga in och följa beställningsflödet med korrekt Fortnoxanvändare.
Godkänn sedan behörigheten som Fortnoxkopplingen behöver för att kommunicera med ert Fortnoxkonto.
Efter ert godkännande öppnas bokningssidan upp där också information om eventuell egen verifikationsserie och annat bestäms.
Om den så kallade "refresh token för autentisering" av någon anledning inte kan upprättas i bakgrunden kommer ett meddelande om detta visas på skärmen. Bokningen går då inte att slutföra. Detta kan till exempel bero på om modulen "Integration" inte är aktiverad på ert Fortnoxkonto eller att användarkontot inte har rättighet att godkänna behörigheter för integration. Om detta sker bör Fortnox kontaktas för att säkerställa att uppgifterna är korrekta.
Boka sedan ett tillfälle för den fjärrstyrda installationen vartefter relevanta förberedelser kan utföras i lugn och ro.
OBS! Tänk på att ha ID-nummer för fjärranslutning redo vid bokningstillfället och ingen annat avtalats vara på plats vid kassadatorn (huvudkassan).
Det är viktigt att slutföra tidsbokningsformuläret när behörigheten är godkänd på grund av den bakomliggande autentiseringen.
3. Kontrollera och ange redovisningskonton med mera i kassaprogrammet.
Det är mycket viktigt att konteringen är uppsatt i kassaprogrammet och i Fortnox. Om detta inte är uppsatt korrekt eller om kontouppgifter saknas kommer informationen inte föras över till Fortnox. Det är också mycket viktigt att de konton som används i kassaprogrammet är uppsatta och "aktiverade" i Fortnox.
Ställa in generella redovisningskonton i kassaprogrammet
För att ändra generella konton för betalsätt med mera gå till menyn Arkiv - Inställningar - Företagsuppgifter.
Öppna därefter fliken [Kontoplan] och ange samtliga bokföringskonton som kommer att användas. Övriga kan lämnas tomma.
OBS! Ifall även fakturasynkning ska ske måste kryssrutan "Inkludera fakturerat i kontorapporten" avmarkeras! Detta då fakturasynkning sköts automatiskt via integrationen och annars resulterar i dubbelkontering i Fortnox.
Stäng fönstret genom att trycka på knappen [Spara] och därefter [Stäng]
Kontering för respektive artikelgrupp, momsgrupp, egna betalsätt och mer i kassaprogrammet.
Säkerställ också att respektive artikelgrupp / eget betalsätt är konterat korrekt. Om en artikelgrupp saknar intäkt och momskonto konteras denna efter standardkonto enligt ovan (kontoplanen) och kan orsaka redovisningsproblem likt ifall momsen skiljer sig och annat.
För att ändra kontering för specifika varugrupper och egna betalsätt, öppna menyn Register - Varuförsäljning - Artikelgrupper
Markera därefter en grupp i taget i listan i den nedre delen av fönstret.
Ange intäktskonto och momskonto på dessa.
Tryck på knappen [Spara] längre ner i fönstret efter hand en ändring är gjord.
Om egna / andra betalsätt är upplagda utöver kassans standardbetalsätt finns de också i denna lista. Ange relevant konto som betalsättet ska belasta under fältet intäktskonto.
När samtliga grupper är kontrollerade och sparade, stäng fönstret genom att trycka på knappen [Stäng].
Tips och generell information om SIE-filer och kontoändringar
För generell information om SIE-filer och kontoändringar i kassaprogrammet klicka här.
Tips! Kontrollera gärna en kontorapport över en tidigare period för att se att denna har med samtliga konto samt balanserar. För att ta ut en kontorapport över en tidigare period gå via menyn Veckorutiner - Kontorapport. Välj därefter exempelvis föregående månad, tryck på [OK] följt av knappen [Skriv ut] och sedan valet att visa rapporten på Bildskärmen.
4. Kontrollera och ange relevanta redovisningsuppgifter i Fortnox.
Det är viktigt att grundläggande förberedelse av ert Fortnoxkonto är gjort och att samtliga konton som är upplagda i kassaprogrammet finns med som "aktiva" i er Fortnox.
För att lägga till och administrera kontoplan i Fortnox går detta att nå via menyn [Register] och [Kontoplan] inne på ert Fortnoxkonto.
För att veta mer om hanteringen i Fortnox vänligen kontakta Fortnox kundsupport för ytterligare hjälp och tips.
5. Invänta bokningstillfället redo med fjärranslutning.
Säkerställ att all relevant förberedelse är utförd innan bokningstillfället. Förbered också ID-nummer för fjärranslutning inför installationen då teknikern som utför denna kopplar upp på er huvudkassa och utför installationen via distans. Om inget annat är avtalat behöver kontaktpersonen hos er vara på plats vid huvudkassadatorn under installationen. Teknikern kontaktar er på det telefonnummer som angivits tidsbokningen. En installation av Fortnoxkoppling tar vanligtvis mindre än 30 minuter. Om relevanta förberedelser inte är utförda kan installationen ej genomföras och en ny tid kommer behöva bokas av er.
Kontaktuppgifter till Fortnox
Supportnummer: 0470-78 50 00
Supportsida: Fortnox Användarstöd
Hemsida: Fortnox.se