Ändra Bokföringsinformation, Betalningsinställningar och skapa SIE-fil
I detta avsnitt tittar vi på de redovisningsinställningar som finns tillgängliga för kassan. Dessa inställningar kräver att funktionen för bokföringsfil (SIE-fil) är aktiverad.
För att aktivera SIE-fil behöver butiken förberedas i bakomliggande styrsystem. Detta görs vanligtvis i samband med beställning av kassan men kan också göras i efterhand. Om funktionen inte är aktiverad på er butik tag kontakt med er säljare för att beställa aktivering av SIE-fil. När detta är klart behövs ett unikt "Användarnamn" samt en "Secretkey" anges i Web Office-menyn "Butiker". Dessa uppgifter är inte samma som inloggning till kassa eller Web Office och är uppgifter som skickas ut på mejl när de finns tillgängliga.
Logga in på Web Office
Börja med att logga in på administrationsportalen Web Office och gå vidare till menyerna nedan. Se avsnittet "Logga in" i kom-i-gång-guiden för mer information om detta.
Inställningar för redovisningsfilen
Under menyn "Bokföringsinformation" gör man de inställningar som behövs för att skicka e-post med bokföringsinformation. Man väljer här i vilket format bokföringsfilen ska vara i samt var den ska skickas och vilka olika variabler den ska innehålla. Filen skapas och mejlas via kassaprogrammet genom att trycka på knappen för detta under rapport-menyn. Det går bra att skapa filen för en dag eller summerad över en period. För att SIE-filen ska gå att upprätta måste all kontering vara gjord på Web Office för betalsätt, artikelgrupper, moms med mera.
Kontering för de förinställda betalsätten
För att ange bokföringskonton för de fasta betalsätten, de som redan finns inbyggda som standard i kassaprogrammet, gå in under fliken Betalningsinställningar.
Ange de intäktskonton som ska användas för dessa betalsätt. Det är dessa som kommer att anges i bokföringsfilen som skickas.
Lägga till eller ändra redovisningskonto på artikelgrupper
För att ändra eller lägga till redovisningskonto för artikelgrupperna öppna menyn "Betalsätt" och tryck på knappen "Ändra" i listan till höger för respektive artikelgrupp som ska ändras.
Om en konto-ändring är gjord hämtas de uppdaterade uppgifterna automatiskt vid inloggning i kassaprogrammet. Om ändringar på Web Office görs ta för vana att alltid logga ut kassaprogrammet och logga in på nytt.
Skapa SIE-Fil
SIE-filerna upprättas via kassaprogrammet men skickas ut från en central portal och förutsätter därför uppgifterna för "Användare" och "Secretkey" under Butiks-menyn på Web Office. Om dessa saknas eller om kontering saknas kommer SIE-filen inte gå att skicka.
Gå till rapportmenyn i kassaprogrammet och välj sedan funktionen "Skapa SIE-fil".
Välj från- och till-datum för SIE-filen som ska upprättas.
Det går bra att upprätta SIE-fil för en specifik dag eller en längre period. Filen är alltid summerad för vald period.
Tryck slutligen på knappen "OK" för att skicka SIE-filen till mottagaren som är angiven under menyn "bokföringsinformation".
Om något konto saknas för betalsätt, moms eller försäljning uppkommer istället ett meddelande om att skicka en felrapport till SIE-mottagaren vartefter man kan korrigera detta under relevant Web Office-meny.