Tänk på vid kassabyte då fjärranslutning ej är möjlig
Vid ett så kallat "huvudkassabyte" behövs bland annat en säkerhetskopia (backup / databaskopia) från den tidigare huvudkassan. Denna säkerhetskopia innehåller försäljningshistorik, knappar, rapporter, inställningar och mer eller mindre allt från första dagen kassan togs i bruk till den tidpunkt när säkerhetskopian skapades. Vanligtvis kopplar installationsteknikern upp via fjärranslutning på den "gamla" huvudkassan och för över denna till den nya. Om det däremot inte går att koppla upp till den gamla huvudkassan (eller ifall annat är överenskommet) är det mycket viktigt att ni förbereder denna säkerhetskopia på egen hand och har den redo inför bokningstillfället, till exempel på ett USB-minne eller på en extern hårddisk.
När?
- Äldre datorer med "Windows XP"
- Nyare datorer där fjärranslutning inte går att använda
Vad behöver kopieras från den gamla "huvudkassan" innan bytet sker?
- Kassaprogrammets nyaste säkerhetskopia (backupfilen, exempel ch2207081039.zak)
- Inställningsfiler från kassaprogrammet (chaplin.ini och settings.ini)
- Eventuella separata inställningsfiler från tilläggsmoduler såsom Fortnox, Webbshop, Weboffice med flera. (Täcks inte av denna guide)
Vid osäkerhet, eller för generell information, om hur man kopierar filer på en dator rekommenderar vi att ni kontaktar en datorkunnig för hjälp inför bokningstillfället.
Om tilläggsmoduler såsom Fortnox, Webbshop, WebOffice med flera drivs av den gamla huvudkassan kan vissa inställningsfiler för dessa behövas vid bytet. För att veta mer om eventuell manuell flytt av dessa tilläggsmoduler och där fjärranslutning ej är möjlig bör er lokala kassatekniker kontaktas och planeras in för ett fysiskt besök vid tillfället för kassabytet.
Äldre datorer med "Windows XP"
Om den tidigare huvudkassan drivs av det äldre operativsystemet "Windows XP" kan våra tekniker inte längre fjärransluta dessa. Då är det extra viktigt att ni (eller en på egen hand lokalt anlitad tekniker) kopierar över säkerhetskopian och kassaprogrammets inställningsfiler till ett USB-minne eller en extern hårddisk innan kassateknikern kontaktar er vid bokningstillfället.
- Skapa säkerhetskopia / backup
- Öppna mappen där säkerhetskopiorna är lagrade
- Anslut USB-minne (eller extern hårddisk) till datorn
- Kopiera säkerhetskopian till USB-minnet (eller hårddisken)
- Kopiera kassaprogrammets inställningsfiler "chaplin.ini" och "settings.ini"
- Koppla från lagringsenheten
1. Skapa säkerhetskopia / backup
Det första som ska göras är att skapa själva backupfilen. Det är viktigt att detta görs efter den absolut sista aktiviteten (försäljning, registerförändringar, z-rapport med mera) på den gamla huvudkassan.
1.1. Öppna kassaprogrammet på den gamla huvudkassan.
Tänk på att det är viktigt att detta görs på själva huvudkassan (som ska bytas ut) och inte på en så kallad "klientkassa" (extrakassa).
1.2. Gå sedan via menyn "Dagliga rutiner", "Säkerhetskopiering" och välj "Skapa".
Säkerhetskopian kommer skapas i den fördefinierade sökvägen (mappen) på datorn.
OBS! Tänk på att det, beroende på datorns kraft och mängden information i historiken, kan ta allt ifrån sekunder till halvtimmar för säkerhetskopian att skapas.
1.3. Invänta meddelandet "Säkerhetskopia på din dator skapad!"
1.4. Ta fram sökvägen till den mapp där säkerhetskopiorna sparas
Generellt sparas säkerhetskopiorna i sökvägen "C:\Backup" men detta kan variera beroende på era lokala inställningar. För att lokalisera mappen där säkerhetskopiorna finns, öppna inställningsmenyn i kassaprogrammet via Arkiv - Inställningar - Systemuppgifter och välj fliken "Säkerhetskopiering" i den nedre raden.
Anteckna sökvägen som står i fönstret.
2. Öppna mappen där säkerhetskopiorna är lagrade
Det finns flera sätt att ta sig till mappen ovan, till exempel genom att direkt ange sökvägen i startmenyfunktionen "Kör..." eller att bläddra till mappen via "Den här datorn." Följ med fördel valfritt av nedanstående två tips för att öppna mappen och kopiera filen.
2.1. Via "Kör..."
Klicka på Windows startmeny och välj sedan "Kör..."
I fönstret anges "sökvägen" till mappen som antecknades från kassaprogrammets inställningsmeny följ av knappen "OK".
Mappen med säkerhetskopior från kassaprogrammet öppnas på skärmen.
Högerklicka (eller håll inne fingret) på den fil som skapades alldeles nyss. (Filen kan vara "Typ" BAK-fil eller ZAK-fil med ett "Namn" likt ch220708092259.zak eller liknande.)
Välj sedan "Kopiera".
Tips! Det går att utläsa filens datering via kolumnen "Senast ändrad".
2.2. Via "Den här datorn"
Det går också bra att istället "bläddra" sig fram via datorns mappar istället för att ange sökvägen som enligt ovan. Om genvägen för "Den här datorn" finns på skrivbordet klicka på denna.
Tips! Om genvägen inte finns går det också bra att välja startmenyn, "Kör" och ange tre punkter "..." i fältet följt av "OK" för att komma till "Den här datorn".
Bläddra sedan manuellt fram till den "mapp" där säkerhetskopiorna finns genom att klicka vidare på relevant hårddisk (C:) och undermappar.
När mappen med säkerhetskopior är lokaliserad öppnas denna på skärmen.
Högerklicka (eller håll inne fingret) på den fil som skapades alldeles nyss. (Filen kan vara "Typ" BAK-fil eller ZAK-fil med ett "Namn" likt ch220708092259.zak eller liknande.)
Välj sedan "Kopiera".
Tips! Det går att utläsa filens datering via kolumnen "Senast ändrad".
3. Anslut USB-minne (eller extern hårddisk) till datorn
Anslut ett USB-minne eller en extern hårddisk i en ledig USB-port. Om det inte finns några lediga USB-portar på sidan av skärmen eller foten av kassadatorn nås de oftast på undersidan av skärmen. Vinkla skärmen försiktigt så att det går att komma åt en ledig USB-port.
Anslut USB-minnet eller hårddisken i en ledig USB-port.
Vänta sedan i cirka 30 sekunder för att datorn ska konfigurera lagringsenheten.
4. Kopiera säkerhetskopian till USB-minnet (eller hårddisken)
Backupfilen som kopierades i tidigare steg ska nu klistras in på USB-minnet eller hårddisken som är ansluten i datorn.
Lokalisera "Den här datorn" på samma sätt som tidigare steg.
Istället för att öppna "hårddisken" ska den flyttbara disken (USB-minnet / externa hårddisken) öppnas genom att dubbelklicka på den.
Högerklicka (håll inne fingret) i ett tomt fält och välj "Klistra in".
Backupfilen klistras då in på lagringsenheten.
5. Kopiera kassaprogrammets inställningsfiler "chaplin.ini" och "settings.ini"
Innan kopieringen är helt klar bör även de två inställningsfilerna från kassaprogrammets installationsmapp kopieras till USB-minnet / den externa hårddisken.
Öppna "Den här datorn" som tidigare förklarat i guiden och bläddra till kassaprogrammets "installationsmapp".
Klicka in på Hårddisk "(C:)".
Öppna mappen "Program Files".
Öppna mappen "Nutid PC Kassa".
Bläddra fram till filen "chaplin.ini" och kopiera denna på samma sätt som när backupfilen kopierades tidigare. Sök fram USB-minnet eller den externa hårddisken som tidigare i guiden och klistra in filen där.
Sök sedan även fram filen "SETTINGS.INI" i mappen "Nutid PC Kassa" och kopiera denna på samma sätt till den externa lagringsenheten.
När kopiering är klar ska det finnas tre filer på lagringsenheten.
- Backupfilen / Säkerhetskopian (BAK-fil eller ZAK-fil)
- chaplin.ini
- SETTINGS.INI
6. Koppla från lagringsenheten
Innan enheten tas ut från datorn bör den kopplas från med säker frånkoppling.
Dubbelklicka på symbolen med en grön pil för lagringsenheten i den nedre högra delen av skärmen.
Markera enheten i listan och tryck på knappen "Stoppa"
När enheten är säker att ta bort informeras detta på skärmen och det går bra att koppla ur USB-minnet eller den externa hårddisken från datorn.
Nyare datorer där fjärranslutning inte går att använda
I vissa fall kan det till exempel finnas lokala regler i nätverk och brandväggar som gör att fjärranslutning inte går att använda. Om detta sker på nyare operativsystem såsom Windows 7 eller Windows 10 följer här en kortare anvisning på hur man kan ta ut säkerhetskopian på dessa. Då samtliga våra PC-baserade kassor är Windows-baserade hanteras en sådan kopiering ungefär på samma sätt oavsett version av Windows.
De senare versionerna av Windows följer mer eller mindre samma förfarande som guiden för Windows XP. Det kan skilja rent visuellt i vissa steg men utöver detta går det oftast bra att följa guiden ovan. En känd skillnad är dock att i senare versioner av Windows finns sökvägen till mappen "Nutid PC Kassa" inte i mappen "Program Files" utan i mappen "Program Files (x86)".
I övrigt följ stegen i avsnittet Äldre datorer med "Windows XP".