Kom-i-Gång med Web Office [Del 1] - Mobila Betalningslösningen

Kom-i-Gång med Web Office [Del 1] - Mobila Betalningslösningen

För att komma igång med kassan behöver vi som första steg förbereda butiken och dess innehåll genom att logga in på molntjänsten Web Office. Detta är en helt fristående administrationsportal som baseras på, men inte har något samspel med, Web Office för PC-Kassa. Om det inte görs någon förberedelse här finns det inte heller något innehåll i kassan. Det är nämligen här bland annat alla varor som ska gå att sälja och alla snabbknappar som ska finnas i kassan läggs upp.

Det går bra att när som helst gå tillbaka till Web Office för att lägga till fler varor, uppdatera befintliga eller göra andra ändringar på innehållet. Ändringarna lagras direkt i molnet och finns tillgängligt att uppdateras i kassan efter bara ett par sekunder.

 

Kortfattat om guidens innehåll

  • Logga in på Web Office och ange butiksinformation.
  • (Valfritt) Registrera fler användare.
  • Skapa de artikelgrupper som ska gå att sälja av.
  • (Valfritt) Lägg till eventuell redovisningsinformation.
  • (Valfritt) Registrera eventuella artiklar.
  • (Valfritt) Skapa vid behov egna betalsätt.
  • Lägg till knapparna som kommer att användas i kassan. (fortsätter i del 2)

 


Logga in

Börja med att logga in på administrationsportalen Web Office via en webbläsare för att komma igång. Det är samma inloggningsuppgifter både för kassan som för Web Office.

Webblänk och inloggningsuppgifter tillhandahålls av säljaren i samband med att terminalen levereras. Web Office för dessa moduler är anpassat för webbläsare i "desktop"-läge.

Menyer och avdelningar

Längst upp i fönstret går det att välja mellan två avdelningar. "Kom igång" är avdelningen som visas på bilden nedanför och det är där man förbereder butikens innehåll. "Statistik" öppnar den förenklade statiskmodulen där det går att ta fram en försäljningsstatistik summerad på en valfri datumperiod. Statistiken uppdateras från kassan var femte minut och går att följa i "realtid" både för varugrupper och artiklar. 

Sammanfattat om de olika menyerna. 

  • Butiker. Ändra butiksuppgifter som bland annat syns på kundens kvitto.
  • Användare. Administrera användarna som ska kunna logga in på kassan. 
  • Artikelgrupper. Skapa varugrupper (artikelgrupper) som ska gå att sälja från.
  • Artiklar. Registera ett eventuellt artikelregister för att bland annat kunna bestämma in- och utpris på respektive vara.
  • Bokföringsinformation. Enbart om SIE-fil är aktiverat syns denna meny där man gör relevanta inställningar för bokföringsfilen.
  • Betalningsinställningar. Enbart om SIE-fil är aktiverat finns denna meny tillgänglig där man anger relevanta redovisningskonton för betalsätt.
  • Egna betalsätt. Lägga till fler betalsätt.
  • Knapplayout. Designa egen knapplayout som kommer att användas i kassan.

 


Steg 1. Butiker

Gå först till fliken "Butiker" från menyn på vänstersidan.

Markera butikens namn i det högra fönstret och ange därefter relevant information om er butik. Tänkt på att detta är information som kommer att synas på kassakvittona. Samtliga fält utom de två nedersta är obligatoriska och fältet för organisationsnummer går inte att ändra.

De två nedersta fälten "Användarnamn och Secretkey" används enbart för att integrera systemet mot styrportalen som hanterar utskick av bland annat SIE-filer och journalrapport via e-post. För att använda dessa funktioner, undersök med er säljare för tillgången till uppgifterna som ska matas in i dessa två fält.

Glöm inte att trycka på knappen "Spara" när uppgifterna är angivna.

 

Steg 2. Användare (Valfritt)

Systemet är redan förinställt med den användaren (e-postadressen) som anmäldes tillsammans med beställningen av kassan och man behöver inte aktivt lägga in användare för att komma igång. Det går bra att börja arbeta med den som redan finns upplagd vid leverans. För att registrera fler användare som ska ha tillgång till kassan eller för att göra ändringar på befintliga, öppna menyn "Användare".

I listan framgår de användare som redan finns registrerade. För att lägga till fler, tryck på knappen [Skapa ny]. För att göra ändringar (till exempel för att byta lösenord), tryck på knappen [Ändra] till höger om användaren.

 

 

Steg 3. Artikelgrupper (Varugrupper)

Artikelgrupper är hjärtat i försäljningen. Utan artikelgrupper går det inte att genomföra någon försäljning. 

Artikelgrupperna fungerar som en "avdelning" som man både kan utföra valfri försäljning mot eller fylla på med artiklar (varor). Artikelgruppen bestämmer den momssats som både gruppen och allt dess innehåll säljs med. Det är viktigt att ange korrekt momssats och vid minsta osäkerhet, kontakta er redovisare för detta. 

När artikelgrupperna är registrerade behöver man inte göra mer för att kunna sälja mot dessa och kan direkt gå vidare till att skapa knapplayout. Vill man arbeta med ett artikelregister där man även kan ange in- och utpris på respektive artikel för bland annat TG- och TB-beräkning går det bra men är inget krav för att komma igång med kassan. Vi rekommenderar dock att arbeta med artiklar för att få en bättre översikt och statistik på sålda varor samt för möjligheten för kassan att kunna räkna ut förtjänsten. Försäljning som görs mot artikelgrupper går inte att särskilja på samma sätt som unika artiklar och belastar också gruppen som en totalsumma i försäljningen. 

Tryck på menyn "Artikelgrupper"

För att lägga till en ny artikelgrupp anges namnet (benämningen) på gruppen i fältet för detta. OBS! Detta kommer vara information som kan synas på kundens kvitto. 

Välj relevant moms för artikelgruppen och eventuella redovisningskonton. Redovisningskontofälten finns enbart tillgängliga ifall funktionen för SIE-fil är aktiverad. Detta går även att vid behov komplettera i efterhand genom att trycka på knappen [Ändra] på en befintlig artikelgrupp.

Tryck på knappen [Spara] för att slutföra och artikelgruppen är registrerad. 

 

Ändra en artikelgrupp

I den nedre delen av fönstret är listan över de grupper som finns registrerade. Tryck på knappen [Ändra] till höger för att öppna upp fönstret för detta.

Det går inte att ändra namn eller moms på en befintlig grupp. Om det är felregistrerat behöver således en ny grupp med rätt uppgifter skapas och den felaktiga raderas.

En raderad grupp påverkar inte historisk försäljning då en artikelgrupp som har eventuell försäljning kopplad till sig "arkiveras" i systemet.

En artikelgrupp som innehåller artiklar går inte heller att radera. Då behöver först artiklarna flyttas till en annan grupp genom att trycka på knappen [Flytta web-artiklar från denna web-artikelgrupp...].

Fälten för redovisningskonton är enbart synligt ifall funktionen för bokföringsfil är aktiverad (SIE-fil).

 

Steg 4. Artiklar (Valfritt)

För att registrera de separata varorna (artiklarna) som ska gå att sälja öppna menyn "Artiklar"

Ange relevant information om produkten och slutför genom att trycka på knappen [Spara]. Systemet räknar automatiskt upp artikelnumret och ser till att detta håller sig unikt. Det går bra att på egen hand ange ett annat artikelnummer om så önskas. Det går däremot inte att ändra artikelnummerserien. 

Streckkod

Streckkod är valfritt och fyller ingen funktion i dagsläget. Möjligen kommer detta se annorlunda ut i framtiden.

Enhet

Enhet är som standard "stk" (styck) vilket innebär att artikeln blir automatiskt inslagen om denna placeras på en snabbknapp.

Det finns en rad olika "enheter" att koppla artiklarna till och där vissa av dem är förenat med en tilläggsfunktion vid inslag i kassan.

Tips! Använd enhet "X St" för att få fram ett "antalsfönster" vid försäljningstillfället. Detta tilläggsfönster gäller enbart ifall artikeln är programmerad till en snabbknapp och kan användas till exempel där en vara alltid säljs i en viss mängd. "X St" arbetar enbart med heltal vid val av antal. 

Använd enhet "Kg" för att få upp ett fönster som kan användas för vikt på samma sätt som ovan. Här går det bra att ange "vikt" decimalt till exempel om man säljer en viktvara som ofta blir just decimalt. 

Vissa av enheterna fyller i dagsläget ingen funktion men kan komma att bli en del av statistiken eller urval i framtiden. För ytterligare fördjupad information om enheter, se kommande separat dokumentation för detta.

Beskrivning

Beskrivningen är namnet på varan. Tänk på att detta även kommer att synas på kundens kvitto.

Inpris och Utpris

Inpris anges alltid exklusive moms och utpriset inklusive moms. Systemet utgår från dessa uppgifter för att beräkna bland annat TG (täckningsgrad) och TB (täckningsbidrag). Om det inte anges ett inpris (antingen lämnas tomt eller anges med siffran noll) kommer förtjänsten räknas till 100 procent. Det är valfritt att ange inpris. Om en artikel har tomt i inpris-fältet och siffran noll i utpris kommer denna säljas som ett "öppet pris" där man själv väljer pris på varan när denna matas in i kassan. Om en artikel har både siffran noll i inpris och utpris kommer denna säljas för noll kronor och hanteras som en så kallad "nollartikel". En artikel kan inte både ha tomt i inpris och tomt i utpris. 

Välj Butik

Här görs vanligtvis inga ändringar. I vissa fall kan en och samma användare finnas länkad till flera fysiska butiker vartefter man med denna funktion kan välja vilken eller vilka butiker som artikeln ska skickas till.

Artikelgrupp

Välj också vilken artikelgrupp som artikeln ska sparas under. Tänk på att artikelgruppen bestämmer den moms som respektive ingående artikel kommer att säljas med. Det är därför mycket viktigt att placera artiklarna i "rätt" grupper. Vid minsta osäkerhet angående vilken moms en viss artikelgrupp samt artikel ska säljas med, undersök detta med er redovisare. Knappen [Visa] öppnar upp ett informationsfönster som presenterar bland annat vilken momssats vald grupp arbetar mot. 

När alla uppgifter är inmatade, välj knappen [Spara] för att lagra artikel till registret. Varan finns redo att säljas vid nästa ut- och inloggning i kassaprogrammet.

 

Ändra en artikel i efterhand

Det går när som helst bra att gå tillbaka och ändra benämning, streckkod, inpris och utpris på en artikel genom att trycka på knappen [Ändra] till höger om listan. Det går också bra att byta artikelgrupp på artikeln. Ingen historisk försäljning påverkas av artikelgruppsbyte och eventuell byte mellan olika moms kommer således inte korrigeras retroaktivt.

 

Steg 5 och 6. Bokföringsinformation och Betalningsinställningar (Valfritt)

I detta avsnitt tittar vi på det mest övergripande om dessa inställningar då detta kräver att funktionen för bokföringsfil är aktiverad. För ytterligare information, se separata avsnitt.

Under bokföringsinformation gör man de inställningar som behövs för att skicka e-post med bokföringsinformation från dagens försäljning när man gör ett dagsavslut i terminalen.
Man väljer här i vilket format bokföringsfilen ska vara i samt var den ska skickas och vilka olika variabler den ska innehålla. Filen skapas och mejlas via kassaprogrammet genom att trycka på knappen för detta under rapport-menyn. Det går bra att skapa filen för en dag eller summerad över en period. För att SIE-filen ska gå att upprätta måste all kontering vara gjord på Web Office för betalsätt, artikelgrupper, moms med mera.

För att ange bokföringskonton för de fasta betalsätten, de som redan finns inbyggda som standard i kassaprogrammet, gå in under fliken Betalningsinställningar.
Ange de intäktskonton som ska användas för dessa betalsätt. Det är dessa som kommer att anges i bokföringsfilen som skickas.

För ytterligare information om hur man skickar SIE-filer vänligen läs om detta i separat avsnitt

Steg 7. Lägga till egna betalsätt (Valfritt)

Det går bra att lägga till helt egna betalsätt som ska gå att ta emot i kassan. Det kan till exempel vara specifika lokala presentkort som ska särskiljas mot de vanliga presentkorten eller det populära betalningsalternativet Swish. Dessa betalsätt kan sedan placeras lättillgängligt på snabbknappar i kassafönstret.

Öppna menyn "Egna betalsätt" och fyll i namnet på det nya betalsättet samt eventuellt redovisningskonto som detta ska belasta. Slutför genom att trycka på knappen [Spara].

 

Fortsättning i del 2...