Kom-i-Gång med Kassaprogrammet [Del 2] - Mobila Betalningslösningen

... detta är en fortsättning från del 1.

 

Guidens innehåll

  • Utföra återköp.
  • Ge rabatt.
  • Parkera och hämta kvitto.
  • Sök i artikelregistret och slå in artiklar.
  • Tidigare Kvitto / Skriva ut kvittokopia / Återköp från ett kvitto.
  • Rapporter. 
  • Genomföra Dagsavslut / Z-Rapport (Stänga försäljningsdagen).
  • Inställningar.

 

10. Utföra återköp

Det går att genomföra återköp antingen som ett manuellt inslag eller genom att hämta ursprungskvittot från menyn "Tidigare Kvitton". I detta exempel tittar vi på hur man gör ett manuellt återköp.

Börja med att aktivera kassans "Återköpsläge" genom att trycka på knappen för detta i toppmenyn. 

Kassan växlar över och arbetar därefter med kommande inslag som återköp.

Slå in försäljning som vanligt och dessa inslag blir inmatade med negativa belopp redo för utbetalning. 

Slutför därefter utbetalningen mot valfritt betalsätt på samma sätt som en vanlig betalning. 

Kassan återgår automatiskt till normalt försäljningsläge efter att återköpskvittot är utslaget eller att funktionen för att påbörja nytt kvitto är valt. Det går inte att blanda vanlig försäljning och återköp på samma kvitto och dessa behöva hanteras separat. Det går inte heller att parkera ett återköpskvitto.

 

11. Ge rabatt

Det finns olika sätt att rabattera försäljningen. Antingen genom att använda den inbyggda funktionen för rabatt, använda en snabbknapp för att ge fast eller valfri rabatt eller att lämna rabatt på en specifik vara. De olika varianterna kan göra en stor skillnad på totalbeloppet och det är viktigt att man använder relevant funktion vid önskad rabatt. 

 

Inbyggda rabattfunktionen

Via den inbyggda rabattfunktionen i toppmenyn går det att lämna rabatt i procent eller i kronor. Tryck på symbolen som föreställer rabatt och ange därefter hur rabatten ska lämnas. 

När denna funktion används räknar kassaprogrammet fram och sprider ut rabattbeloppet i procentuellt fördelade avdrag på respektive inslag och systemet kommer därmed räkna ut bruttobeloppet som en minskning på samtliga av kvittots artiklar oavsett när på kvittot denna rabatt lämnas. Man kan kort säga att denna rabatt utgår ifrån kvittots aktuella totalbelopp för att räkna ut minskningen som sedan sprids ut på varorna. Det går också att använda funktionen igen och systemet gör på samma sätt som tidigare vilket innebär att denna funktion fortsätter att rabattera även redan rabatterade varor.

Ange mängden rabatt och därefter om det avser procent eller kronor på knapparna nedanför. 

Tips! Det går att ersätta "rabattexten" med en egen text genom att klicka i fältet längst upp och på egen hand ange text.

Tänk på att procentuell rabatt som lämnas med denna funktion räknas ut efter kvittots totalbelopp! Avser en viss procentuell rabatt enbart en specifik vara behöver funktionen för att rabattera enskilda artiklar användas. Se mer om detta längre ner.

 

Via snabbknapp från Web Office

Funktionen för rabatt på en egen snabbknapp via Web Office går att styra antingen till att öppna samma rabattfönster som ovan (valfri rabatt) eller genom att ange en specifik rabatt direkt på knappen (fast rabatt). Funktionen i sig hanterar rabatten på samma sätt som den inbyggda funktionen ovan och den procentuella beräkningen utförs likadant. 

 

Rabattera enstaka artiklar (Till exempel om rabatt enbart gäller en specifik vara)

Dubbelklicka på totalsummabeloppet längst ner i försäljningsfönstret för att öppna granskningsvyn av det pågående kvittot. 

Tryck därefter på den röda "pennan" till höger om inslaget som ska rabatteras.

Tryck på den blå knappen "Rabatt" och ange rabatt i procent eller kronor vartefter rabatten enbart kommer att beräknas utefter detta inslag. 

Rabatten presenteras i informationsfönstret. Slutför genom att trycka på den gröna "OK"-knappen. 

Tips! För att radera en rabatt kopplat till en specifik artikel öppna upp samma vy och tryck på symbolen som föreställer en röd papperskorg under rabattinslaget.

 

 

12. Parkera och hämta kvitto

Om ett kvitto behöver parkeras går det bra att göra detta genom att trycka på symbolen i toppmenyn som föreställer en parkeringsskylt. Om det pågående kvittot inte innehåller några inslag öppnar "P"-knappen istället upp administrationsfönstret för de parkerade kvittona.

 

Parkera ett kvitto

Börja med att slå in varor på kvittot och tryck sedan på "P"-knappen. Ange ett namn på det parkerade kvittot. Det går bra att ange detta på siffrorna eller trycka i fältet "Sätt namn" och ange med enhetens virtuella tangentbord.

Tryck "OK" för att slutföra parkeringen och det går därefter bra att fortsätta arbeta med andra kvitton under tiden tills detta ska hämtas upp igen. 

 

Hämta upp ett parkerat kvitto

Låt det pågående kvittot vara utan inslag och tryck på "P"-knappen för att öppna upp administrationsfönstret.

Markera kvittot som ska hämtas upp i den vänstra listan och tryck därefter på knappen "Hämta".

Som demonstreras på bilden nedanför framgår även en förhandsvisning av kvittots innehåll i den högra delen av fönstret. Initialt går det inte att skriva ut ett proformakvitto.

För att radera parkerade kvitton används respektive funktionsknapp för detta. Knappen "Radera" går vidare för att radera det markerade kvittot och knappen "Radera allt" går vidare för att radera samtliga parkerade kvitton. 

Parkerade kvitton försvinner från listan när de har blivit upphämtade och färdigbetalda eller upphämtade och knappen "påbörja nytt kvitto" använts men i övrigt sker ingen automatisk rensning av parkerade kvitton.

Eventuella parkerade kvitton framgår också i antal och totalsumma både på X-Rapporten och Z-Rapporten.

Tips! Det går bra att hämta upp ett parkerat kvitto och fylla på detta med ytterligare artiklar för att sedan parkera det igen. Använd samma föreslagna namn när kvittot parkeras för att de ska kompletteras. 

 

13. Sök i artikelregistret och slå in artiklar

Tryck på symbolen i toppmenyn som föreställer ett förstoringsglas för att öppna upp tillgången till det artikelregister som registrerats i Web Office.

Tips! Om ändringar har gjorts i Web Office laddas dessa in vid bland annat varje inloggning i kassaprogrammet. Tag därför för vana att logga ut och logga in i kassan efter att ändringar är gjorda. En utloggning ifrån kassaprogrammet utför inte ett dagsavslut och påverkar inte dagens försäljning. Logga ut kassan genom att "swipa" in sidomenyn från vänster och tryck på texten "Logga ut". Logga därefter in igen.

 

Det går bra att söka efter artiklar via sök-fönstret längst upp eller att bläddra bland sidorna genom att trycka på knapparna för detta i botten. Sortering går att välja på flera olika sätt med sorteringsknapparna i övre vänstra delen och för att "slå in" en artikel på kvittot tryck på den blåa plus-symbolen till vänster om artikelbeskrivningen. Det går inte att göra några ändringar på artiklarna i kassan, alla ändringar görs via Web Office.

Sökningen ger automatisk träff och det går lika bra att söka på en viss del av namnet såsom artikelnummer och eventuellt registrerat streckkodsnummer.

Enhetsartiklar som anges ifrån sökfönstret anges automatiskt som antal ett när dessa läggs till på kvittot. För att arbeta med enhetsartiklars extrafönster för antal/vikt behöver dessa artiklar kopplas till snabbknappar.

 

14. Tidigare Kvitto / Skriva ut kvittokopia / Återköp från ett kvitto

För att komma åt tidigare utslagna kvitto går det bra att öppna upp menyn för detta. Tryck på symbolen i toppmenyn som föreställer en klocka som går baklänges.

Urvalet går att göra i ett datumintervall. Ange från- och tilldatum för urvalet som ska presenteras i listan nedanför. 

För att skriva ut en kvittokopia tryck på den blåa knappen "KOPIA" och för att göra ett återköp av ett kvitto tryck på knappen "ÅTERKÖP". 

Det går enbart att skriva ut en (1st) kvittokopia och när samtliga artiklar från ett kvitto är återköpta går detta kvitto inte att återköpa igen.

Försäljningskvitto är markerade till vänster i listan med ett grönt "S" (Sales) och eventuella återköpskvitton är markerade med ett gult "R" (Refund). Återköpskvitto och försäljningskvitto arbetar också i egna nummerserier vilket innebär att det kan finnas ett försäljningskvitto med försäljningskvittonummer 1 och ett återköpskvitto med återköpskvittonummer 1. Dessa är separerade som försäljning och återköp. 

Det går också bra att se innehållet på ett kvitto genom att markera detta i listan. 

 

15. Rapporter 

Det finns olika rapporter som går att ta ut från kassaprogrammet. Bland annat går det att ta ut periodrapporter, kopior på tidigare dagsavslut (Z-Rapporter), journalrapport och dagens X-Rapport. Initialt är det enbart direkt via kassaprogrammet som dessa rapporter kan nås samt majoriteten av rapporterna via utskrift på kvittoskrivaren. Journalrapporten kommer finnas tillgänglig för mejlutskick i kommande kassaversion i förutsättning att butiksinställningarna för detta är gjorda.

För Tryck på symbolen i toppmenyn som föreställer ett rapportblad för att komma till rapportfönstret.

Välj därefter relevant rapport för utskriften genom att trycka på knappen för denna.

Vid flera rapporter uppkommer följdfrågan om rapporten ska grupperas efter "Produkter" eller "Produktgrupper".

Gruppering efter "Produkter" innebär att rapporten inkluderar en specifikation över de eventuella artiklar som blivit sålda och antalet av respektive.

Gruppering efter "Produktgrupper" kortar ner utskriften något och summerar enbart på artikelgruppsnivå och utesluter de specifika artiklarna från rapporten.

 

  • X-Rapport tar ut en summering av försäljningsdagen fram till tidpunkten för utskriften.
  • Dagsavslut Historik öppnar upp listan med alla tidigare dagsavslut (Z-Rapporter) där man enkelt kan skriva ut kopior av dessa en i taget.
  • Journalrapport skriver ut journalrapport för vald period. Initialt på kvittoskrivaren. Tänkt på att detta kan förbruka väldigt mycket kvittopapper.
  • Periodrapport tar ut en summering (ett kassasammandrag) över vald period. Denna kan användas som till exempel en veckosummering eller månadssummering. 
  • Transaktionsrapport skriver ut ett informationskvitto som bland annat innehåller totalt antal kontantbetalningar och kortbetalningar över vald period.
  • Dagsavslut genomför och stänger dagens försäljning (Z-Rapport) vilket vi går igenom ytterligare nedanför. 

 

16. Genomföra Dagsavslut / Z-Rapport (Stänga försäljningsdagen)

När dagen är slut ska man genomföra ett så kallat dagsavslut (Z-Rapport). Detta stänger försäljningsmöjligheterna för dagen och skriver ut Z-Rapporten. När dagsavslutet är gjort går det inte längre att genomföra mer försäljning på försäljningsdagen. Det går däremot att öppna upp kassan igen och godkänna växelkassan för nästkommande försäljningsdag samt fortsätta att sälja. Om detta görs registreras således försäljningen på nästkommande försäljningsdag och inte den nyligen stängda dagen. 

Utför avslutet när dagen är slut
Vi rekommenderar att alltid göra dagsavslut när dagen är slut för att undvika risk för felaktigheter i avstämningarna. Om avslutet inte görs och kassaprogrammet fortsätter att vara aktivt kommer en automatisk påminnelse visas på skärmen klockan 00.00 när nästa dygn går över. Om dagsavslutet inte görs vid påminnelsen går det bra att fortsätta sälja på samma försäljningsdag (för de som har nattöppet) fram till klockan 09:00 då dagsavslutet för blir tvingande.

Undvik felaktiga avslut

Görs inte avstämningen vid slutet av dagen går det på så sätt att av misstag öppna kassan på morgonen, till exempel vid klockan 08:00 (utan att ha genomfört ett dagsavslutet), avbryta påminnelsen och därefter genomföra försäljning på "fel" dag. Säkerställ därför alltid att dagsavslutet görs när försäljningen avslutas varje dag och kontrollera också alltid noga att datum som avstämningen avser är korrekt för stängningen. Tag också för vana att stänga ner systemet helt när dagsavslutet är gjort genom att hålla inne "Power"-knappen och välja "Stäng av". Detta för att bland annat minska belastningen på enhetens arbetsminne. 

Det går att genomföra ett dagsavslut för aktuell dag när som helst på dygnet. Om en ett dagsavslut av misstag har gjorts mitt på dagen eller även innan öppningen har skett går detta inte att backa och försäljningsdagen förblir stängd. Om detta uppstår rekommenderar vi att kontakta ansvarig redovisare och förklara att försäljningen sker på "fel" försäljningsdag för att rätta detta manuellt i bokföringen. 

Massavslut

Om kassan inte är i drift under flera dagar kommer man mötas av ett tvingande fönster för att genomföra ett så kallat "massavslut" där flera dagar kan avslutas i en knapptryckning. Säkerställ i fönstret att det enbart är dagarna fram till och med dagen som faktiskt ska stängas är markerade och genomför detta vid behov. Se mer om detta i avsnittet för "massavslut". 

Genomföra dagsavslutet (Z-Rapporten)

Tryck på knappen "Dagsavslut" i rapportmenyn och kontrollera att korrekt dag är markerad. 

Finns det inga dagar att avsluta i listan är dagens avstämning redan gjort vilken går att ta ut en kopia av i menyn "Dagsavslut Historik".

Kontrollera att det är "rätt" dag som avstämningen avser.

(Reglaget till vänster ska vara skjutet till höger).

Välj därefter hur rapporten ska gruppera försäljningen ("Produkter" eller "Produktgrupper").

Efter att valet för grupperingen är gjord följer ett par kontrollmeddelande med möjligheten att avbryta om avstämningen ändå inte ska utföras.

När frågorna är besvarade med att låta systemet utföra avstämningen skriver kassan ut dagens Z-Rapport på kvittoskrivaren och öppnar därefter automatiskt fönstret för att godkänna växelkassan för nästkommande försäljningsdag. Dagen är avslutad och nästa dag är redo att påbörjas efter att växelkassan är godkänd. 

Stäng med fördel ner hela systemet genom att hålla inne "Power"-knappen och välja "Stäng av" efter att dagsavslutet är genomfört.

 

17. Inställningar

Det finns några av kassans inställningsmenyer som kan vara bra att känna till. Framförallt handlar det om menyerna för att söka efter uppdatering, justera växelkassa samt ange kvittoinformation i kvittofoten. 

Tryck på symbolen i toppmenyn som föreställer två kugghjul.

Inställningsfönstret öppnas och presenterar information om kassaprogrammet samt ger möjlighet att öppna de inställningsfunktioner som finns. 

  • Terminaltyp anger att kortterminalen som används är systemets inbyggda.
  • IP adress presenterar enhetens IP-adress. 
  • Tema används initialt enbart i mörkt men kan komma att ändras längre fram.
  • Version är den version som kassan använder för tillfället.

  • Sök efter uppdateringar. Tryck på denna för att kontrollera samt genomföra uppdatering av kassaprogrammet.
  • Lägg till Betalningsmedel används för att lägga till egna betalsätt som används i kassans inbyggda betalafunktion. Detta är inte samma som egna betalsätt registreras via Web Office. 
  • Ändra växelkassa används för att justera växelkassan ifall denna till exempel har angivits felaktigt. 
  • Ändra inställningar öppnar upp inställningsmenyn för Westpays terminal-ID och ska i regel aldrig förändras.
  • Kvittotext (Fot) ger möjlighet att ange fem extrarader längst ner på kvittot med valfri text.
  • CC Settings öppnar upp inställningsmöjligheter för den molnbaserade kontrollboxen och ska i regel aldrig förändras.

 


Tack för att ni tagit del av våra kom-i-gång-avsnitt

Tag gärna del av ytterligare guider och material via avdelningen Guider / Manualer samt ifall något oväntat inträffar följ våra enkla felsökningstips som löser de mest vanligt förekommande situationer som kan uppstå.

Lycka till med försäljningen!