Kom-i-Gång med Kassaprogrammet [Del 1] - Mobila Betalningslösningen

Kom-i-Gång med Kassaprogrammet [Del 1]

Efter att förberedelserna i Web Office är gjorda går det bra att starta upp kassaprogrammet och påbörja dagens försäljning. Om de förberedande stegen inte är genomförda kommer det inte heller gå att logga in i kassaprogrammet. Gå därför alltid igenom samtliga kom-i-gång-guider som finns tillgängliga innan kassaprogrammet öppnas upp för första gången. 

 

Guidens innehåll

  1. Logga in i kassan.
  2. Godkänna eventuell växelkassa.
  3. Genomföra eventuella tidigare dagsavslut.
  4. Översikt och förklaring av försäljningsvyn.
  5. Generellt om hur man kan genomföra försäljning.
  6. Genomföra kortbetalning.
  7. Genomföra betalning mot eget betalsätt på snabbknapp (Swish med flera).
  8. Rensa ut och påbörja ett nytt kvitto.
  9. Granska och förändra det pågående kvittot.
  10. Utföra återköp. (Fortsätter i del 2.)
  11. Ge rabatt.
  12. Parkera och hämta kvitto.
  13. Sök i artikelregistret och slå in artiklar.
  14. Tidigare Kvitto / Skriva ut kvittokopia / Återköp från ett kvitto.
  15. Rapporter. 
  16. Genomföra Dagsavslut / Z-Rapport (Stänga försäljningsdagen).
  17. Inställningar.

 

1. Logga in

Logga in i kassaprogrammet med samma uppgifter som används på Web Office. Användarnamn är alltid en e-postadress. 

Gör eventuella relevanta följdval för butik och knapplayout om frågan om detta uppkommer. Om det enbart finns en knapplayout och butik så laddar kassaprogrammet vidare automatiskt.

 

2. Godkänna växelkassan

Det första man möts av när en ny dag startas är fönstret för att godkänna dagens växelkassa. Även om verksamheten inte hanterar kontanter kommer initialt detta fönster vara obligatorisk. Angiven växelkassa ska spegla den summa kontanter som finns i en eventuell kassalåda vid starten av dagen. Används inte kontanter anges växelkassan som noll vartefter dagens försäljning är redo att påbörjas.

Om växelkassan anges felaktig eller av annan anledning behöver justeras under dagen se separat avsnitt om hur man kommer åt inställningen för att justera växelkassan.

 

3. Eventuellt dagsavslut (Z-Rapport) för tidigare dagar

Om det inte är gjort något dagsavslut (Z-Rapport) för gårdagen uppkommer frågan om detta efter att inloggningen är gjord.

Vanligtvis görs avstämningen vid stängningen dagen före men om detta fönster visas bör dagarna kontrolleras. Det går bra att svara "NEJ" och fortsätta sälja på föregående försäljningsdag fram till klockan 09:00 vartefter ett dagsavslut blir tvingande för gårdagens försäljning. (Detta för butiker som har nattöppet och vill kunna fortsätta försäljning över till nästa dygn.)

Svara "JA". 

I exemplet nedanför är den fysiska och aktuella försäljningsdagen 18-06-2021 vilken innebär att denna dag inte ska avslutas. Alla dagar fram till och med det "gröna reglaget" kommer att avslutas och i detta exempel avmarkeras således 18-06-2021 då avslutet enbart gäller 17-06-2021.

Detta är också samma fönster som används vid ett så kallas "massavslut" till exempel ifall butiken varit stängd en längre tid. Se mer om "massavslut" i separat avsnitt.

Vid behov avmarkera dagen genom att trycka en gång på reglaget till vänster om "Datum".

Föregående dag markeras automatiskt och avslutet kommer enbart genomföras av denna (samt alla eventuella tidigare dagar i listan) och inte påverka dagen efter markören (i exemplen 18-06-2021). Tryck på knappen "Skapa" för att gå vidare.

När ett dagsavslut utförs (samt vid utskrift av andra rapporter) går det att välja gruppering på utskriften.

Välj "Produkter" för att rapporten ska specificera artikelgrupper men även de ingående sålda artiklarna för dagen.

Välj "Produktgrupper" för att rapporten ska gruppera enbart på "artikelgruppsnivå". 

 

 

4. Översikt och förklaring av försäljningsvyn

Försäljningsvyn är uppdelat huvudsakligen i tre delar.

Längst upp i toppen finns de förinställda och statiska genvägarna till kassans snabbfunktioner såsom att parkera kvitto, ge rabatt, söka efter artiklar med mera. I den övre delen framgår även ifall "Återköpsläge" är aktiverat eller ej samt information om det senaste inslaget. Snabbfunktionsknapparna i toppen finns alltid tillgängliga och går inte att förändra.

Den mittersta delen är själva knapplayouten och är en dynamisk del av kassan. Denna administrerar man på egen hand via Web Office där funktioner, undermenyer och försäljning enkelt placeras på knapparna för att göra kassan så enkel och effektiv som möjligt.

Den nedersta delen av skärmen presenterar kvittototalen samt innehåller också kassans förprogrammerade betalaknapp. För att öppna upp en förhandsgranskning över det pågående kvittot, där man också kan redigera innehållet, går det bra att dubbelklicka på kvittosumman. Den inbyggda betalaknappen är fixerad och finns alltid tillgänglig i det nedre högra hörnet.

 

5. Genomföra en generell försäljning

För att demonstrera hur man kan genomföra en helt vanlig och enkel försäljning börjar vi med att ange vad kunden ska köpa. I detta exempel handlar det om en bok som ska säljas med öppet pris då den specifika boken inte finns registrerad i artikelregistret

Snabbknappen "Öppet Pris Böcker" är förinställd mot varugruppen "Böcker" med korrekt moms upplagd via Web Office och redo att användas. 

Tryck på knappen och ange summan för köpet. 

Tryck på "OK" för att inslaget ska matas in på kvittot.

Beloppet framgår tydligt längst ner och även i toppen där det senaste inslaget syns.

I detta exempel använder vi den kassans inbyggda betalaknapp. Tryck på knappen som föreställer en hand som tar emot mynt.

Ange därefter hur kunden erlägger betalningen. I detta exempel använder vi kontanter där kunden gav oss ett hundra kronor. Vi låter därmed betalsättet vara fortsatt markerat på "handen som erhåller mynt" och anger ett hundra på siffertangenterna i fönstret samt slutför betalningen med "OK"-knappen i botten.

Tips! Det går enkelt att växla mellan samt dela betalning mellan de olika förinställda betalsätten genom att markera respektive betalsätt och ange summan. Kassans inbyggda betalaknapp levereras med de tre betalsätten kontant, kort och presentkort. Se mer i separata avsnitt om att komplettera denna vyn med ytterligare betalsätt samt att använda egna betalsätt från Web Office på snabbknappar.

För att växla till exempelvis kortbetalning i det inbyggda betalafönstret tryck på knappen som föreställer en hand som håller ett betalkort och därefter knappen "OK" i botten. Det går bra att erlägga en högre eller lägre summa på kort för att välja delsumma i annat betalsätt eller att välja en växelutbetalning exempelvis i kontanter. Presentkort fungerar på samma sätt som detta och knappen föreställer ett presentkort. 

Betalningen behandlas och kvittot skrivs automatiskt ut samt kassan återgår till startsidan och kassavyn igen.

 

6. Genomföra en kortbetalning

Ange varorna som kunden ska betala för och tryck sedan vidare för kortbetalning, antingen via egenplacerad snabbknapp eller den inbyggda betalafunktionen.

Westpays inbyggda kortbetalningsmjukvara tar automatiskt över transaktionen samt hanteringen av kommunikation till inlösare och när betalningen är gjord växlas systemet automatiskt över till kassaprogrammet igen.

Blippa kortet genom att hålla det precis ovanför displayen eller för in kortet i kortläsarens botten avsedd för chipläsning av betalkort.

Om funktionen för "Extra" (Dricks) är aktiverad av Westpay möts man först av fönstret för att ange transaktionstotal (Belopp + Extra). Ange då totalsumma för transaktionen och behandlingen kommer att hantera överskottet som "Dricks" både på kundens kvitto och på kassarapporterna. Detta är en tilläggsfunktion och är inte aktiverat som standard. Kontakta Westpay för mer information och om möjligheten att aktivera detta.

Tips! Tryck "OK" eller grön fysisk knapp på själva enheten utan att ange något belopp för att fönstret ska gå vidare med "att betala"-summan. 

När transaktionen är klar kommer kassan skriva ut kundens kvitto som även innehåller korttransaktionsinformationen. Kunden får således all information som behövs på ett kvitto och inte heller finns det något behov av, eller skrivs ut, ett "butikens exemplar" av transaktionsinformationen. 

 

7. Genomföra betalning mot eget betalsätt på snabbknapp (Swish med flera)

Börja med att slå in de varor som kunden ska köpa och tryck därefter på snabbknappen för betalsättet. 

Tänk på att själva betalningen behöver hanteras separat! Kontrollera alltid noga att kunden har betalat innan utslaget mot betalsättet sker.

Ange det belopp som kunden erlägger (Swishar i exemplet). Om kunden erlägger en lägre del av beloppet kommer restbeloppet vara kvar för ytterligare betalning. 

Tryck på grön "OK"-knapp för att registrera betalningen.

Det går inte att ange ett högre belopp än totalen mot egna betalsätt på snabbknapp. För detta se vidare i separat dokumentation om de två inbyggda betalsätten via kassans betalaknapp.

Kvittot kommer att skrivas ut med en avdragspost för betalsättet på raden under själva varuinslagen samt registrera detta mot relevant betalsätt. Betalsättet samt summan framgår därefter också ackumulerat på X- och Z-Rapporten för dagen.

 

8. Påbörja ett nytt kvitto

Om samtliga inslag ska rensas bort från det pågående kvittot görs detta lämpligast med snabbknappen i toppmenyn avsedd för ändamålet. Tryck på knappen som föreställer en papperskorg och svara "JA" på följdfrågan. 

Alla inslag rensas och kassan är därefter redo att arbeta på ett nytt kvitto. 

 

9. Granska och förändra ett pågående kvitto

För att granska innehållet i det pågående kvittot går det bra att dubbelklicka på antingen totalsummabeloppet längst ner i bild eller på "senaste inslaget" längre upp till höger. Detta fyller samma funktion och öppnar upp en granskning av det pågående kvittot där det också går att göra förändringar likt att minska antal, öka antal, ta bort enstaka varor från kvittot samt att lägga till rabatt och text på enstaka artiklar.

En kvittoöversikt öppnas upp på skärmen där det tydligt framgår de artiklar, texter, rabatter med mera som är inslaget på kvittot.

För att göra ändringar går det bra att använda plus-symbolen för att öka antal, minus-symbolen för att minska antal samt "pennan" till höger för att öppna upp den specifika artikelraden för ändringar på denna likt att rabattera enbart denna artikel. Se vidare om detta i separat avsnitt.

Tips! Minska antalet till noll för att ta bort en rad helt ifrån kvittot. 

Tryck på "OK"-knappen för att återgå till kassafönstret igen. 

Tips! Det går också att "swipa" in från vänster i kassafönstret för en liknande, men mer begränsad, redigeringsmöjlighet för det pågående kvittot.

 

Fortsättning i del 2...