Kom-i-Gång med Onlinebokning
Onlinebokning (eller HKBooking) är en tilläggsmodul till det PC-baserade kassaprogrammet utvecklad till frisörer och liknande typer av verksamhet för att kunna genomföra bokningar från nätet. Onlinebokningen är utvecklad som en komplettering till den inbyggda bokningskalendern och huvudsakligen utvecklad för att ge möjligheten för kund att skapa bokningar på nätet som med automatik synkas till bokningskalendern i kassan.
Onlinebokningen bygger på en modul som heter Web Office. Innan guiden kan användas behöver de tjänster som styr själva Web Office-synken vara installerade i kassadatorn. Har ni ingen Web Office-funktion med tilläggsmodulen för Webbokning, börja med att vända er till er säljare. När grunden för Web Office är färdiginstallerad på er huvudkassa kan man komma igång med onlinebokningen på egen hand.
Kassaprogrammet
Börja med att i kassaprogrammet säkerställa att inställningarna för nya kunder är satta. Detta då internetbokningen skickar ner kundens uppgifter till PC-Kassa och lägger in dem i kassans kundregister automatiskt. Om kunden redan finns upplagd så kompletteras denna istället i PC-Kassa. Förutsättningen för komplettering är att kundnummer i PC-Kassa är samma som kundens mobilnummer. Är kundnummer i PC-Kassa inte samma som mobilnummer kommer istället en ny kund upprättas.
Tips! Ändra automatisk kundnummerserie i kassan.
Hur kundnummer hanteras går att justera genom menyn Arkiv - Inställningar - Systemuppgifter - Standardvärde - Kundregister. Avmarkera rutan "Använd kundnrserie vid ny kund" för att använda mobilnummer som kundnummer (om det är angivet). Angivs inte mobilnummer genereras ett slumpvis unikt kundnummer istället.
Förberedande obligatoriska inställningar
Gå till Arkiv – Inställningar – Företagsuppgifter
● Kontrollera i kassan så att där finns standardinställningar för hantering av nya kunder.
1. Under fliken Redovisning måste standarduppgifter för Lev.sätt, Lev.villkor och Bet.villkor ställas in. För onlinebokning så spelar det ingen roll vilka val som görs. Ska kunder faktureras bör man välja de för er verksamhet vanligaste alternativen.
2. Gå även till Arkiv – Inställningar – Företagsuppgifter – Faktura – Utskrifter/Huvuduppgifter för att kontrollera så där finns en standard kundkategori vid ny kund. Säkerställ detta och spara, stäng och starta om kassaprogrammet för att systemförändringarna ska appliceras
Användare i kassaprogrammet
För att en användare i kassan ska gå att länka till en användare i Web Office behöver checkrutorna för "Synlig i bemanning" och "Tillåtelse att ändra arbetsschema" vara aktiva. Säkerställ detta på de användare som ska kopplas mot Web Office Booking. Om man i detta läge ska skapa en helt ny användare så tryck på knappen [Ny] och fyll i fälten. Användare hittas genom Arkiv – Servicerutiner – Rättigheter och fliken Användare.
För att användaren ska gå att koppla ihop med användaren i Web Office behöver denna också finnas aktiverad till Kalender 1 i kassans inställningar för bokningskalender.
● Gå till Arkiv – Inställningar – Systemuppgifter – Bok.kalender. Markera användaren på vänstersidan och tryck på knappen [Lägg till] för att denna ska kopplas till kassans bokningskalender. Upprepa för alla som ska kopplas. Spara, stäng och starta om kassaprogrammet. Om en liten stund kommer denna användare vara valbar att länka som resurs i Web Office. Beroende på internetuppkoppling kan detta ta allt mellan 1 till 30 minuter
Skapa och koppla användarna i Web Office
Logga in med Admin-konto via webbläsaren på er WebOffice-sida och gå till kugghjulet uppe till höger för inställningar, sedan Användare och Skapa Användare. Fyll i alla uppgifter och tryck på Spara.
Genom att länka WebOffice-användaren med användaren i PC-Kassa kan systemen sammankoppla den lokala kalendern i PC-Kassa med kalendern på nätet. Bokningar gjorda i PC-Kassa syns på användarens webbinloggning under Mina Bokningar likväl som att internetbokningar syns i PC-Kassa.
Gå till kugghjulet för inställningar - Användare och välj att Ändra den nyskapade användaren.
Gå vidare till Hantera Rättigheter
Välj vilka moduler användaren ska se på sin inloggning, åtminstone Bokningskalendern.
● Välj vilken butik användaren ska ligga kopplad till och slutligen välj Resurs (användare i PC-kassa) att koppla användaren mot och tryck därefter på Spara. Under Resurs hämtas kassans användare upp och det är mycket viktigt att man kopplar sin WebOffice-användare mot rätt kassaanvändare då detta styr vilken användare i PC-Kassa som internetbokningarna registreras på.
Logga ut från admin-kontot på WebOffice och logga istället in på användarens konto som du precis skapade. Gå därefter till fliken Bokningskalender och välj Min Profil Under Min profil kan man bland annat lägga upp foto, personlig information, ändra visningsnamn i bokningskalendern, ställa in sms- och e-postinställningar samt välja vilka tjänster man ska ha tillgång till.
OBS! Varje användare har sin egen profil som behöver administreras med texter, sms- och e-postmeddelande, SMTP-inställningar mm.
● Innan användaren blir tillgänglig på HKBooking behöver man slutligen välja en eller flera tjänster som användaren ska kunna erbjuda på webbokningen. Dessa väljer man under Min profil
Välj tjänst/tjänster och tryck på Spara. Nu finns den nya användaren ute på ButikHKBooking och det enda som saknas är att lägga ut bokningsbara tider.
Lägga ut arbetsschema (tider som kan bokas)
De tider som blir tillgängliga att boka på nätet styrs av de tider man har lagt ut i PC-Kassas schemahanterare.
● Gå via PC-Kassa på menyn uppe till höger, Personal – Bemanning – Schema för att lägga ut arbetsschema på respektive användare.
● Man kan lägga ut schema genom att markera en dag i taget och trycka på Nytt pass. Man kan markera flera dagar i en följd och trycka Nytt pass och man kan Rulla ut ett schema. Utrullning används när man arbetar återkommande ex. måndag till fredag 08:00 – 17:00 så att man enkelt kan rulla ut dessa tider över flera veckor/månader/år framöver. Vid mer oregelbundna tider rekommenderas ej utrullning.
● Efter att tider är registrerade så tryck på Spara för att dessa ska synkas upp mot webbokningssidan (det kan ta mellan 1 – 30 minuter innan tiderna syns på nätet).
Tiderna man lagt ut på en webbokningskopplad användare kommer gå att boka på nätet om där inte ligger en annan bokning i kassans kalender på den tänkta tiden. Det går alltså inte att dubbelboka på websidan om där ligger en bokning på en tid bara för att där finns arbetsschema i PC-kassan. För att man ska kunna boka tid på nätet förutsätts alltså att man har lagt ut ett schema i PC-Kassa likväl som att där inte ligger andra bokningar och täcker alla de schemalagda tiderna.
Efter att schemat är registrerat och användarna valt relevanta tjänster så är webbokningen driftsatt och klar att börja användas. Nästa steg är lämpligen att sätta upp de bokningsbara tjänsterna som man ska erbjuda på nätet samt göra respektive användarkonto personligt med bild, texter och val av tjänster.
Lägg till bokningsbara tjänster med mera via Web Office
Lägga upp Kategorier / Taggar. Taggar är ett sätt att dela in tjänster för att göra det lättare för kunderna att filtrera bland urvalet av tjänster i online-bokningskalendern. När man har skapat en tagg, så kan man sedan lägga till den till en eller flera tjänster. En tagg kopplas till en viss butik och alla existerande taggar, för de butiker som den inloggade WebOffice-användaren har tillgång till syns i den tabell som visas när man klickar på menyvalet ”Taggar”.
Logga in med en administratör på Er WebOffice-sida och gå via menyn Bokningskalender - Taggar - Lista eller Lägg till. Taggarna behövs då bokningarna annars hamnar som okategoriserade.
Lägg till / ändra tagg. För att skapa en ny tagg så klickar man på ”Lägg till tagg”. I formuläret som då visas så anger man ett namn för taggen i fältet ”Tagg”. Detta namn är det som kommer synas för kunden i onlinebokningskalendern. Ange en siffra under ”Sorteringsordning” för att bestämma hur taggen ska sorteras relativt andra taggar. En högre siffra betyder att taggen hamnar längre bak i listan. Ange vilken butik taggen tillhör under ”Butik”. Det går inte att byta butik på en befintlig tagg. Klicka på ”Spara” för att skapa taggen eller spara ändringar. För att ändra en tagg, klicka på ”Ändra” på den tagg i listan över alla taggar som man vill ändra. Uppdatera informationen och klicka på ”Spara”. Om man vill ta bort en tagg, klicka på ”Ändra” på taggen i listan över alla taggar. På den sida som då visas, klicka på ”Radera”.
Tjänster är de alternativen som slutkund kan boka på nätet. Under valet ”Tjänster” så får man upp en lista med de tjänster som finns tillgängliga i alla de butiker som den inloggade Web Office-användaren har tillgång till. En tjänst är något som man kan lägga till på en resurs och som man sedan kan boka för denna resurs. En tjänst är kopplad till en viss butik.
Logga in med administratör på WebOffice och gå via Bokningskalender - Tjänster - Lista eller Lägg till.
När man lägger till en ny tjänst, så kommer det namn man anger att bli det som kunderna kommer att se i online-bokningskalendern. Ange ett pris för tjänsten under ”Pris”. Detta är den totala kostnaden för att utföra tjänsten inklusive moms. Ange en tid i minuter under ”Tid” för att bestämma hur lång tid som ska avsättas när denna tjänst bokas. Ange en mer detaljerad beskrivning av tjänsten som kunderna kan läsa under ”Beskrivning”. Välj den butik som ska erbjuda tjänsten. Det går inte att ändra butik när tjänsten väl är skapad. Man kan även välja att lägga till taggar till en tjänst. Tjänsten måste dock skapas först innan det är möjligt. Om man vill ändra en existerande tjänst så klickar man på ”Ändra” på tjänsten i listan över existerande tjänster. På en existerande tjänst kan man ändra all information utom vilken butik den är kopplad till. Här kan man också koppla taggar till tjänsten. Läs mer om dessa under Taggar. Om man vill ta bort en tjänst så väljer man först tjänsten genom att klicka på ”Ändra” i listan på tjänsten och klickar sedan på knappen ”Radera” på den sidan som kommer upp.
Administrera respektive användares profil.
Logga slutligen ut från administratörskontot på WebOffice och logga istället in med respektive användares inloggning. Lägg upp profilbild, beskrivning, meddelandetexter mm. samt kryssa i de tjänster längst ner på vänster sida som respektive användare ska erbjuda. Inställningarna för profilen nås via Bokningskalender - Min Profil. Tänk på att samtliga användare behöver ställas in med egna texter och val av tjänster och när detta är gjort är grunduppsättningen klar för att börja använda internetbokningen.
Lycka till!