Kom-i-Gång med Serviceorder (SO) i PC-Kassa
Vad är en serviceorder i kassan?
Serviceorder används till exempel vid reparationer och montering. SO kan kopplas till en kund. En SO kan hantera olika statusar. Dessa kan i sin tur till exempel automatiskt skicka ut ett meddelande till kunden som e-post eller SMS. Används bland annat till att informera kunden att deras reparation är färdig och det går bra att hämta varan.
Observera att guiden förutsätter att rätt knappar finns. Det går att lägga till dessa. Jämför med bilden nedan. Makro för knapparna är:
- ##NYSO##
- ##SPARASO##
- ##HAMTASO##
- ##BETSO##
- ##SKRIVUTSOINLAMNING##
- @@Färdig@@ (observera att texten är en orderstatus som måste finnas)
- ##KUNDREGISTER##
- ##MENU#Serviceorderstatus1#
Se vidare i vår videoguide hur man programmerar knappar: Programmera Knappar
Innehåll
Öppna en befintlig serviceorder
Serviceorder Layout
Välj fliken ”- Service och Rapporter –”.
Flikarna (inringat rött på bilden) ligger under själva knapplayouten men ovanför ”ATT BETALA”. Utseendet kan skilja sig mot hur det ser ut hos er.
Bilden visar hur det ser ut när en ny SO är öppnad.
- Knapplayouten för SO ser ut enligt bilden ovan (övriga knappar visas inte här).
- Ny Service
Öppnar en ny SO (2) som är tom. - Spara Service
Sparar aktuell SO. Denna går nu att stänga och hämta upp igen. - Hämta Service
Hämtar en befintlig SO. - Betala Service
Används för att få över SO:n till Säljmiljön för att betalslås. - Servicekvitto
Skriver ut ett inlämningskvitto på kvittoskrivaren. Inkluderar bland annat kundens kontaktuppgifter och SO:ns arbetsstatus. - Klarmarkera Service
Denna sätter statusen på SO:n till Klar. - Kundregister
Öppnar kundregistret om man till exempel behöver registrera en ny kund. - Skapa/Ändra Orderstatus
Används för att till exempel lägga till en ny status för användning i en SO. Se nedan.
- Ny Service
- Serviceordern
En SO öppnas inte av sig själv när man går till den fliken. Se nedan hur man går tillväga för att skapa en ny eller öppna en befintlig SO.
Skapa en ny serviceorder
Tryck på knappen ”Ny service” så skapas en ny SO med nästa lediga nummer i serien.
Kunduppgifter
Info: Här fyller man i uppgifter om kunden. Alternativt kan man hämta en befintlig kund från kundregistret.
Överst står SO-nummer. Detta är unikt per SO.
Inlämnat blir det datum som SO:n skapas.
Färdig blir sju (7) dagar senare. Tips: Detta kan ändras i Arkiv - Inställningar - Systemuppgifter och fliken "Serviceorder".
Knappen ”Stäng” används för att stänga denna SO. Om ändring skett får man fråga om man vill spara. Svarar man ”Nej” så sparas inte gjorda förändringar.
Knappen ”Radera” tar bort denna SO. En följdfråga visas om man verkligen vill radera den.
Planerad. Används till att fylla i bokningskalendern för att planera sitt arbete.
Övrig information fylles i efter behov. Namn och Telefon eller Mobil är obligatoriskt att fylla i.
Märke och tillverkningsnummer fyller man i vid behov. Fältet Märke kommer i början att vara tomt men kassan kommer att minnas vad som skrivs in så detta blir valbart i dropdown-menyn i kommande serviceorder.
Förstoringsglaset öppnar så man kan välja en kund direkt i kundregistret.
SMS – övrig information. Här väljer man status på SO:n. Standard är att det inte är någon status vald. Använd dropdown-menyn för att välja en befintlig status. Se nedan hur man skapar och ändrar statusar. Tips: Detta kan ändras i Arkiv - Inställningar - Systemuppgifter och fliken "Serviceorder".
Övrigt på fliken kommer inte att tas upp här.
Gå tillbaka till fliken Info.
Dags att spara SO:n. Tryck på knappen ”Spara Service”. Det är rekommenderat att spara med jämna mellanrum. Kassan har inte autospar.
Nedre delen av SO:n är till för inslag av servicearbete, artiklar och andra noteringar. Det som fylls i här kommer med på kvittot till kunden vid betalning.
Fritext
I exemplet ovan används fritext. Det är alltså inte några artiklar som slagits in utan vanlig text.
Benämning: Arbete 1h.
Antal: 2.
Ange st/pris: 600
Totalsumman visas underst (Order summa:) samt vid ”ATT BETALA”.
För att slå in artiklar, på tangentbordet tryck [Ctrl].
Fältet ändrar färg för att tydligt synliggöra att man befinner sig i artikelinslagsläge.
Skriv artikelnummer eller benämning och tryck på Enter på tangentbordet.
Ett sökfönster visas.
Markera rätt artikel i listan (här finns bara en) och tryck på knappen ”OK” för att slå in denna i SO:n.
En fråga om att skapa en ny artikelrad i SO:n visas.
Tryck ”JA” om det behövs en ny rad, annars ”NEJ”.
Tillbaka till inslagsfönstret så får man nu fylla i antal. Föreslaget är 1. Tryck Enter på tangentbordet för att godkänna. Annars skriv i nytt antal följt av Enter.
Det går även att skanna en streckkod. Då slås artikeln in med 1 i antal. Klicka i fältet för antal om detta behöver ändras.
De går även använda knappar som är programmerade för artiklar eller artikelgrupper.
Tryck på knappen ”Spara”. Om SO:n ej ska betalas nu går det bra att stänga den. Ska den betalas, tryck på knappen ”Betala Serviceorder”. Se Betala en SO.
Öppna en befintlig serviceorder
För att öppna en sparad SO. Tryck på knappen ”Hämta Service”.
Skriv in SO-nummer om detta är tillgängligt.
SO:n öppnas.
Skriv in namn på kunden. Tryck OK.
En lista visas med alla SO som passar in på namnet. Se nedan.
Lämna tomt. Tryck OK.
En lista visas med alla SO.
Välj rätt SO genom att dubbeltrycka på korrekt rad eller markera SO:n och tryck på OK.
Utökad serviceorder
Guiden kommer inte täcka allt om utökad SO utan visar lite överskådligt vad detta är.
Härifrån går det att skriva ut både inlämningskvitto och orderutskrift på A4-skrivare.
När man öppnar utökad serviceorder så täcker denna del knapplayouten så behöver man komma åt den igen, tryck på knappen ”Stäng”. Det som blivit ifyllt kommer inte att försvinna när man trycker på stäng-knappen.
De olika flikarna på utökad SO har olika funktioner.
- Beskrivning: Här kan man skriva i fritext.
- Inlämnade artiklar: Här kan man registrera de artiklar som hör till SO:n.
- RMA-hantering: En enkel funktion för att dokumentera eventuella RMA.
- Historik/Arbete: För att dokumentera servicen.
- Intern anteckning: Här kan man skriva i fritext. Denna kommer inte med på en eventuell utskrift av SO:n.
Betala en serviceorder
När man har en SO öppen och ska betala denna trycker man på knappen ”Betala Serviceorder”. SO:n stängs och inslaget läggs till i Säljmiljön.
Följande ruta visas:
Har utökad SO använts och man vill få med informationen om inlämnade artiklar och arbetshistorik på kvittot, tryck på knappen ”Ja”. Annars tryck på knappen ”Nej”.
Skapa/ändra orderstatus
Knappen öppnar så att man kan skapa eller ändra de statusar som går att använda till en SO. Status går att använda till order och faktura med.
- Benämning: Namnet på statusen.
- Händelse: Vissa effekter som går att koppla till om man väljer en status. Till exempel så kommer händelsen Skicka SMS att skicka iväg ett SMS till vald kunds mobilnummer. Meddelandet är det som står i statusen.
- Meddelande rubrik
- Meddelande: Det går att skriva i klartext men det finns variabler att använda sig av. Dessa kommer man åt om man i fältet högerklickar med datormusen. Några bra alternativ att använda för detta är Kund (#KUND#), som ersätts med den valda kundens namn. Färdig datum och Färdig klockan är två andra bra variabler. Det är dessa som man sätter i själva SO:n.
Meddelande är det som skickas till kunden om man valt detta under Händelser.