Faktura, uppsättning och inställningar

Hem > Guider > PC-Kassa > Faktura, uppsättning och inställningar

Faktura, uppsättning och inställningar

 

För att komma igång med fakturering i kassan är det bra att känna till hur man kan ställa in och konfigurera kassan. I denna artikel visas var man kommer åt inställningar och hur man ändrar dessa för att anpassa faktureringen. Fakturor kan skrivas ut på A4-skrivare men inte på kvittoskrivare. De kan även mejlas. Det finns några varianter med så som att alltid även skapa en PDF vid utskrift.

En faktura som skrivs ut markeras i kassan som utskriven och det gäller även när man mejlar fakturan trots att det då inte fysiskt skrivs ut en faktura på A4-skrivare.

Supporten hjälper inte till att i Windows installera A4-skrivare. Guiden här kommer att visa hur man väljer skrivare i kassan.

Det går inte att använda Start-versionen av kassan med fakturering.

För att läsa om hur man fakturerar med mera, gå till: Kom-i-Gång med Fakturering / Reskontra / Inbetalning / Påminnelse

Denna artikel kommer inte att beröra alla inställningar utan den är till för att man ska kunna komma igång med detta i kassan.

 

Grundinställning för faktura

Under företagsuppgifter i kassan hittar man de grundläggande inställningarna för fakturering samt lite till så som konteringsinställning. Dessa inställningar kan även påverka order i kassan.

Gå till Arkiv/Inställningar/Företagsuppgifter.

Här finns en flik som heter Faktura. Under denna flik finns ytterligare sex underflikar

 

Övriga inställningar för faktura

Det finns andra inställningar som kan vara bra att känna till. Dessa når man via menyn Arkiv/Inställningar/Systemuppgifter

 

 

Utskrifter / huvuduppgifter

Logotyp

Här väljer man en bild. Storleken på denna rekommenderas att vara 250x80 pixlar. Kassan skalar om bilden om den inte har den storleken. Det kan resultera i en grynig eller suddig bild så det allra bästa är att tillse att bilden har exakt rätt storlek.

Bilden ska ligga där kassadatorn kommer åt den. Vanligt är att man lägger den under Bilder. Vad som är viktigt att tänka på här är att man behöver lägga in bilden på alla kassor där man kommer att fakturera. Kassan kan alltså INTE kopiera den till en annan kassadator.

De olika bildformaterna som kassan klarar är Windows bitmap, JPG samt GIF.

Utskrifter

Här ställer man in vad som ska skrivas ut vid fakturering och order. Antal utskrifter ställs och man kan kryssa i vad som ska vara förvalt vid utskrifter.

Man kan ändra fakturaserien via denna knapp.

Om man lite längre ner väljer att kreditfaktura ska ha en egen serie så tänds ytterligare en knapp för att ändra denna (det vanligaste är att man kör samma serie som för faktura). Det går inte att sätta ett lägre nummer än det för närvarande högsta fakturanumret.

Referens på fakturor

Låter man fältet vara tomt så används inloggad användare som referens, annars ersätts det med vad man fyller i detta fält.

Kryssrutorna under påverkar när man i kassan skapar en ny kund. Så om man inte vill att rabatt ska visas på följesedlar för nyskapade kunder så markerar man det alternativet.

Nedanför visas ytterligare standardinställningar. Man väljer vilken kundkategori nya kunder ska få automatiskt (till exempel Privatperson, Företag), hur referens ska hanteras om man gör en samlingsfaktura samt om man vill att en nyskapad order ska få en särskild status direkt.

Nästa inställning, Toppmarginal, är något man får justera efter hand fakturautskrifter sker då man rent grafiskt ser hur det blev.

De tre följande kryssrutorna markerar man efter behov.

Standard kreditlimit vid ny kund

Denna kan vara viktig. OM man fyller i ett värde här så betyder det även att kassan markera nyskapade kunder som kreditgodkända.


(bild från kundkortet)

 

Betalsätt & Konton

Här finns tre fält.

  • Konto
  • Betalsätt
  • Fakturering försäkringsbolag

I rutan "Konto" står exempel på de vanligaste konton som olika betalsätt har. Viktigt att tänka på här är att det som står där inte speglas någonstans i kassan.

I rutan "Betalsätt" ställer man in de betalsätt som ska vara tillgängliga i reskontra. 

Knappen "Standard betalsätt" lägger till några vanligt förekommande betalsätt i listan. Den ersätter inget av det befintliga så det kan bli dubbletter om man använder den.

  • Beskrivning: Vad det ska stå i reskontra och inbetalningsjournaler.
  • Konto: Fyll i det konto som ska användas. Ta eventuellt hjälp av revisor.
  • 1: Om detta ska påverka kontanter i kassan (precis som vid betalning i säljmiljön). J = påverkar kontakter. N = påverkar inte kontanter.
  • 2: Om detta ska påverka kort i kassan (precis som vid betalning i säljmiljön). J = påverkar kort. N = påverkar inte kort.
  • Kod: Denna används om man även har en koppling till Visma, annars har den ingen funktion.

I rutan "Fakturering försäkringsbolag" finns inställningar för fakturering till försäkringsbolag. Detta handlar om till exempel garantiärenden. Andra inställningar behövs för att detta ska fungera, visas inte i denna artikel.

 

Texter

Detta rör fältet som visas längst ned på fakturan/ordern med mera.

Bild:

Man kan lägga in en separat bild. Samma bildformat som första fliken gäller. Bredden är 152 och höjden 64, så den är lite mindre. Det man behöver tänka på är att det blir mindre plats över för texten. Man kan inte lägga in olika bilder för de olika texterna. Väljer man en bild här så gäller det för alla.

Texter:

Man kan ställa andra fasta texter än faktura här, som till exempel för påminnelseavgifter, kreditfakturor och annat.

Man skriver i klartext vad det ska stå och max antal tecken är 255. Antal tecken inkluderar mellanslag och skiljetecken.

Klicka på de olika underflikarna för att byta mellan dessa.

För att göra en radmatning håller man på tangentbordet in CTRL samtidigt som man trycker på Enter.

Exempel på hur det kan se ut för en utskriven faktura:

 

Pålägg / avgifter

Här finner man inställningar för detta. Hur mycket, inklusive moms, expeditionsavgiften är samt från vilka belopp (om några) det ska gälla. Lämna alla fält tomma för att inte använda det.

 

Förfallodagar / krav / ränta

Här ställer man in hur påminnelseavgifter ska fungera. Man kan ställa in upp till tre påminnelser. För varje påminnelse så väljer man en artikel med rätt utpris. Det kan vara samma eller olika artiklar.

Här har jag tre olika artiklar för detta:

Man trycker på knappen med tre punkter för att välja artikel till respektive påminnelse.

Om man vill kunna redovisa påminnelseavgift separat bör man lägga artiklarna i en separat artikelgrupp för detta.

I rutan undertill kan man skriva in till exempel vilken ränta som används.

 

Autofakturera order

Här är en samling val av inställningar för en funktion som automatiskt skapar fakturor från order vid valda tidsintervall och regler. Framöver kommer en separat artikel om detta men här går vi inte igenom det.

 

Fråga om faktura ska märkas

Arkiv/Inställningar/Systemuppgifter

Fliken "Varuförsäljning" samt underfliken "Standard".

Här kan man markera att man vid fakturering från säljmiljön ska få en fråga om fakturan ska märkas.

 

Skriv följesedel på kvittoskrivare istället för på A4-skrivare

Arkiv/Inställningar/Systemuppgifter

Fliken "Standardvärden" och underfliken "Generellt".

Inställningen gäller bara om man fakturerar från säljmiljön. Om den är markerad så kommer följesedel att skrivas ut på kvittoskrivare i stället för på A4-skrivare.

 

Andra standarduppgifter när kund skapas

Arkiv/Inställningar/Företagsuppgifter

Fliken "Redovisning" med underfliken "Kundregister".

Här talar man om vilken standardinställning som gäller vid skapande av ny kund för:

  • Leveranssätt
  • Leveransvillkor
    samt
  • Betalningsvillkor
Updated:

Andra Artiklar

och 65 mer...