Kom-i-Gång med Fakturering
För att fakturering ska fungera i kassan måste vissa krav uppfyllas.
- Kundregister måste finnas i kassan. Då PC-Kassa Start ej har kundregister så går det inte att fakturera från den licensformen.
- Fakturakunden måste vara inlagd i kassan.
- Dessa ska ha en gällande kreditgräns samt vara markerade som kreditgodkända.
- Leveranssätt, leveransvillkor och betalningsvillkor måste vara angivna.
- En A4-skrivare och/eller möjlighet att skicka epost till kunden.
För inställningar och uppsättning i kassan, se separat artikel: Faktura, uppsättning och inställningar
Skapa en faktura från säljmiljön
- Slå in de varor som ska faktureras.
- Tryck på knappen [Betala].
- Tryck på knappen [Faktura].
- Fönstret ”Sök efter kund” öppnas. Leta reda på rätt kund. Markera denna (raden blir blåmarkerad för vald kund). Tryck på knappen [OK]. Finns inte kunden, klicka på knappen [Ny kund] längst ner till vänster och lägg till den. Kunden måste ha en kreditgräns och kryssrutan ”Kredit godkänd” måste vara markerad.
Längst upp i ”Sök efter kund” finns några valbara filter.
Aktuellt filter är markerat grön (i detta exempel, ”Allt”). Om t.ex. ”Telefon” är valt och man söker på kundens förnamn kommer man inte få något sökresultat och listan med kunder blir tom. Om ”Allt” är valt så kommer alla fält på kundbladet att letas igenom vid ett sök.
Fortsättning:
- Bekräftelse på kund
Tryck på knappen [OK]. - Skall fakturan märkas?
Tryck ”Ja” och fyll i text eller ”Nej” för ingen märkning. - Utskriftsalternativ
Välj rätt kryssrutor för utskrift. Dessa utskrifter sker på A4-skrivare alternativt så skapas en PDF som kan mejlas. Tryck på [Starta utskriften] (även vid skicka via E-post) för att avsluta faktureringen.
Det skrivs inget kvitto till kunden vid fakturering då själva fakturan motsvarar kvittot. Man kan dock ställa in i kassan så att det alltid skrivs ut en följesedel på kvittoskrivaren om detta önskas.
En faktura som är utskriven är låst för förändring. Även om fakturan inte är utskriven så låses den efter ett dagsavslut i kassan (med undantag för samfakturering, se nedan).
En låst faktura kan inte förändras. Om fakturan inte stämmer får man kreditera den och göra en ny faktura.
Kreditera en faktura
För att kreditera en faktura utgår man från fakturalistan.
Längst upp i menyn. Tryck på: Fakturering – Faktura/kontantnota – Registrera
1 – Fakturanummer. Skriv in, tryck [Enter].
2 och 3 – Datum för fakturadag och antal dagar bakåt som visas.
4 – Välj vad som ska visas. Allt
Allt: Visar alla fakturor, kreditfakturor och kontantnotor.
Övriga: Visar motsvarande val i listan, t.ex. Kontantnota. Då visas bara kontantnotor.
5 – Man kan söka kunder efter kundnummer, namn, adress, telefon eller e-postadress.
Välj och dubbeltryck (dubbelklicka) på fakturan som ska krediteras.
Fakturan öppnas.
Klicka på knappen [Kreditera].
Tryck på knappen [Ja].
Man ser att det är en kreditfaktura på den röda texten.
För att skriva ut kreditfakturan:
- Markera ”Kred. Faktura”.
- Tryck på [Skriv ut].
- Se Utskriftsalternativ, punkt 7 ovan, för hur man skriver ut.
Tips! Om man ska kreditera del av faktura, tryck på knappen med ett rött kryss för varje rad som INTE ska krediteras. Dessa tas bort från urvalet.
Reskontra – markera faktura som betald i kassan
Reskontra kommer man åt från menyerna ovanför säljmiljön.
Man kan även trycka tangentbordskombinationen [CTRL] + [R].
Välj faktura att skapa inbetalning på genom att trycka två gånger snabbt på den (eller dubbelklicka om mus används).
Det finns några fält att använda för att lättare hitta rätt faktura.
1 Gå till. Skriv in korrekt fakturanummer och tryck [Enter] på tangentbordet. Rätt faktura kommer att markeras (blir blå som på bilden).
2 och 3 Datum från och Dagar tillbaka. Listan visar de fakturor som stämmer in på det datum man skrivit in och det antal dagar bakåt.
Exempel: 2017-10-25 och 30 dagar.
Listan kommer att visa alla fakturor från 2017-09-25 till 2017-10-25.
När man valt faktura kommer rutan ”Kundinbetalning” fram.
Sätt korrekt datum när fakturan betalades.
Om inte hela beloppet betalats, skriv in det som har blivit inbetalat.
Välj korrekt betalsätt. Egna betalsätt går att lägga till. Tas inte upp här.
- Bankgiro
- Kassa (kontant betalning i kassan)
- Kort
- Kortbetalning (kortbetalning i kassan. Öppnar fönster för att kund ska kunna betala.)
- Plusgiro
Tryck på knappen ”Spara” för att registrera betalningen. Fönstret stängs.
Samfakturering
Ofta återkommande kunder som man bara vill fakturera t.ex. en gång i månaden ska samfaktureras. Finns det ingen ej utskriven faktura när man fakturerar denna kund så skapas en ny faktura. Fakturan är varken utskriven eller låst för förändring även om man gör ett dagsavslut. Varje gång man samfakturerar en kund så kommer det att läggas till på befintlig faktura med en datummärkning. Fakturan fylls på tills den skrivs ut. Därefter är den låst som vanliga fakturor och nästa samfaktura till kunden skapar en ny faktura.
Det sätts på kundnivå i kassan om en kund ska samfaktureras.
Öppna kundregistret.
Menyn längst upp: Fakturering/Kundregister/Kundregister (eller på tangentbordet, tryck [CTRL]+[K]).
Välj aktuell kund genom att trycka på kunden så raden blir blåmarkerad och tryck på knappen [Ok] längst ner.
Kundbladet för aktuell kund visas.
I nedre delen, välj fliken som heter ”Övrigt”.
Översta kryssrutan, ”Kunden samfaktureras”, ska vara markerad.
Tryck på knappen [Spara] och sen [Stäng].
En samlingsfaktura måste manuellt skrivas ut.
Påminnelsefaktura och krav
Vid utebliven betalning av faktura finns det möjlighet att skapa påminnelsefakturor.
Ska en påminnelseavgift läggas till behöver man skapa en artikel för detta.
Man kan ha upp till tre olika artiklar för påminnelser. Dessa skapar man som en vanlig artikel. Förslagsvis använder man en egen artikelgrupp för detta.
Exempel på namn på artikelgrupp: Avgifter
Exempel på namn på artiklar: Påminnelse 1, Påminnelse 2 och Påminnelse 3
Dessa behöver vara skapade i kassan innan följande inställningar går att göra.
För att välja artiklar till påminnelser.
Tryck på Arkiv/Inställningar/Företagsuppgifter.
Välj flik ”Faktura” och underflik ”Förfallodagar / krav / ränta”.
Här ställs antal påminnelser man ska ha, upp till tre st.
För respektive påminnelse, tryck på knappen med tre punkter och skriv in ”påminnelse” (om artiklarna döptes till detta så som i exemplet ovan) och tryck på Enter på tangentbordet. I sökrutan som kommer upp, välj korrekt påminnelseartikel och tryck på [OK].
Tryck på [Spara] och sen [Stäng].
Förfallna fakturor
Gå till ”Fakturering/Reskontra/Krav”.
Ej skapade krav.
Leta rätt på aktuell förfallen faktura. Det går att söka mellan olika datum samt sätta in med hur många dagar som måste ha passerat.
Tryck en gång på fakturan. Den blir markerad röd.
Tryck längst ner på knappen [Skapa krav].
Välj korrekt utskriftsalternativ.
Tryck på [Starta utskriften].
Fakturan skrivs ut som Påminnelse 1 med en påminnelseavgift.
Svara [Ja] om kravnumret ska räknas upp, annars [Nej],
Fakturan flyttas från fliken ”Ej skapade krav” till ”Skapade krav”.
Från den fliken kan ytterligare påminnelser skrivas ut upp till det antal som är bestämt (se ovan). Det går även att skriva om den senaste påminnelsefakturan.
När sista påminnelsen skrivits ut hamnar fakturan på sista fliken, ”Inkasso”. Här kan man skriva ut en inkassorapport. Kassan är inte kopplad till ett existerande inkassobolag. Detta måste hanteras manuellt.