Arbeta med Leverantörsregister och Leverantörsbeställning
PC-Kassa hanterar en omfattande leverantörshantering med möjlighet att bland annat utföra beställningsunderlag, inleveranser, statistik och andra urval utefter leverantörer.
I denna guide går vi igenom hur man kan lägga upp leverantörer i kassan och hur man kan koppla artiklar till dessa. Vi går också igenom hur man kan skapa leverantörsbeställningar och utföra inleverans av dessa samt tittar på statistik som berör leverantörer.
Kortfattat
- Registrera leverantörer
- Koppla artiklar till leverantörer
- Skapa leverantörsbeställning
- Leverera in leverantörsbeställning
- Statistik / Utskrifter
1. Registrera leverantörer
För att komma åt leverantörsregistret där man kan skapa nya eller ändra på befintliga leverantörer, öppna menyn Leverantör - Leverantörsregister.
I den förenklade "start"-versionen av PC-Kassa finns inte menyn för Leverantörsregister tillgänglig och en licensuppgradering behövs.
Tryck på knappen [Ny] och mata in uppgifterna för leverantören som ska registreras.
Det finns ingen begränsning i antal leverantörer som går att registrera.
Slutför genom att trycka på knappen [Spara] och fortsätt eventuellt att mata in fler leverantörer på samma sätt om behovet finns.
2. Koppla artiklar till leverantörer
För att i förlängningen kunna ta ut försäljningsstatistik och andra urval baserat på leverantörer så behöver artiklar i PC-Kassa kopplas till relevant leverantör. Det finns flera olika sätt att koppla artiklar till leverantör. Till exempel går detta att göra via kassans artikelregister. Öppna menyn Register - Varuförsäljning - Artiklar (ctrl+a) för att komma åt detta.
Sök fram (F3 Sök Artikel) och markera artikeln som ska kopplas till leverantör. Välj leverantör som artikeln ska knytas till i rullistan [Leverantör]. Slutför genom att trycka på knappen [Spara].
Det går också bra att söka fram ett urval och göra en massjustering av detta. Sök fram en relevant träff.
Välj därefter menyn [Extra funktioner] följt av [Koppla alla artiklar i sökresultatet till annan leverantör].
OBS! Använd denna funktion med försiktighet samt utför alltid massjusteringar utanför öppettid och skapa en säkerhetskopia av kassan före justeringen görs (menyn Dagliga rutiner - Säkerhetskopia - Skapa).
Tips! Det går också bra att markera flera poster i resultatlistan genom att hålla inne ctrl-tangenten och markera en i taget. När detta är gjort visas istället valet under menyn [Extra funktioner] som [Koppla markerade artiklar i sökresultatet till annan leverantör].
3. Skapa leverantörsbeställning
För att skapa ett beställningsunderlag som kan skickas till leverantör, öppna menyn Leverantör - Beställningar.
Tryck på knappen [Ny beställning].
Välj leverantör som beställningen ska gå till genom att markera denna och tryck på knappen [Ok].
Tips! Är det en lång lista, använd sökfunktionen.
Ange eventuell märkning och referens. För att registrera en ny rad med innehåll på beställningen, välj först om raden avser en artikel eller enbart en textrad. Tryck därefter på knappen [Ny].
Mata in en sökning eller skanna en streckkod för att identifiera artikeln som ska läggas till beställningen.
Tips! Använd kryssrutan "Sökning i aktuell leverantör endast" undertill för att styra om det enbart ska gå att söka efter artiklar som är knutna till vald leverantör eller bocka ur denna om det ska gå bra att lägga till artiklar även från andra leverantörer.
Ange antal som beställningen avser och slutför raden med knappen [Spara].
Fortsätt på samma sätt att mata in artiklar till beställningen. Det går bra att stänga ner leverantörsbeställningen efter varje inmatad rad för att öppna upp denna vid ett senare tillfälle. Beställningen slutförs när den markeras som utskriven och fram tills dess går det bra att komplettera och förändra innehållet.
Slutför beställningen genom att markera utskriften för [Beställning] och tryck på knappen [Skriv ut]. Välj därefter relevant utskriftsmetod.
När beställningen är utskriven markeras denna som Beställning utskriven.
Behövs det ändå kompletteras går det bra att öppna beställningen för detta genom att trycka på knappen [Utskriven, öppna för ändring].
Tänk på att skriva ut ett nytt underlag ifall ändringar görs.
4. Leverera in leverantörsbeställning
När varorna har blivit levererade från leverantören går det bra att göra inleverans direkt via beställningsunderlaget. Öppna menyn Leverantör - Inkommen leverantörsbeställning.
Dubbelklicka på beställningen som ska levereras.
För att leverera in hela ordern utan att göra någon ändring går det bra att trycka på knappen [Leverera order].
Två alternativ ges. För att leverera in samtliga rader till fullo tryck på knappen [Leverera in allt återstående] och för leverera in rader som inte blivit justerade (dellevererade) och ta hänsyn till eventuella restnoteringar använd knappen [Leverera in allt EJ restnoterat].
Info. Knappen [Leverera in allt EJ restnoterat] låter således de rader som manuellt justerats ligga kvar och orden fortsatt öppen för en senare kompletterande leverans.
För att utföra en delleverans eller justering av innehåll (vid restnotering eller liknande) tryck på knappen som påminner om ett räkneverk till höger om artikelraden.
Ändra antal och eventuell annan information. Slutför genom att trycka på knappen [OK] och det går därefter bra att öppna beställningen och leverera in de sista antalen vid ett annat tillfälle.
Tips! Knappen [OK och slutlevererad] stänger raden för ytterligare ändring och markerar denna rad som slutlevererad utan möjlighet att påverkas vid ett senare tillfälle.
När beställningen är levererad går det också bra att skriva ut ett leveransunderlag som innehåller information om beställningen samt raderna för de inlevererade antalen.
När beställningen är färdiglevererad kommer den inte längre finnas kvar under menyn [Inkommande leverantörsbeställningar] men går bra att öppna upp för exempelvis utskrift i efterhand via menyn Leverantör - Beställningar.
För att se levererade beställningar behöver kryssrutan [Visa levererade] markeras.
Dubbelklicka för att öppna.
5. Statistik / Utskrifter
Utskrift
Det går bra att skriva ut en A4-anpassad lista över leverantörsregistret genom att använda menyn Leverantör - Utskrift.
Statistik
Via menyn Leverantör - Statistik finns möjligheten att generera en sammanfattad periodbaserad rapport över leverantörsstatistik.
Välj därefter period och tryck på knappen [OK]. Välj leverantör eller låt stå markerad på Alla och tryck på knappen [OK] samt välj eventuell urvalstext från något av artiklarnas valfria informationsfält "Fritt fält" och tryck på knappen [OK] för att generera sammanställningen.
OBS! Tänk på att om en längre period tas ut kan detta medföra beräkningstider och bör göras utanför öppettid.
Detaljerad försäljningsstatistik på artikelnivå
För att ta ut en översikt över de artiklar som blivit sålda i detalj öppna menyn Statistik - Varuförsäljning.
Tryck på symbolen för ett förstoringsglas till höger om leverantörsfältet och sök fram leverantören som underlaget ska genereras för.
Ange från- och tilldatum samt eventuella andra premisser och tryck därefter på knappen [Skriv ut].
En detaljerad försäljningsrapport för vald leverantör genereras.