RUT och ROT
Kom-i-Gång med RUT- och ROT-Avdrag
Att komma igång med RUT- eller ROT-avdrag i PC-kassa är både snabbt och enkelt. En försäljning med skattereduktion tar enbart ett par sekunder extra och i efterhand går det enkelt att följa upp samt ta ut tydliga underlag för administration.
Uppsättningen av denna funktion görs på egen hand i ett par steg genom att följa denna guide. PC-Kassa "lär sig" efter hand vilka artiklar man tidigare markerat som avdragsgiltiga och systemet sköter automatiskt relevanta informationstexter på kvitto, order eller faktura. Via administrationsfönstret kan man sedan skriva ut underlag för avdragen samt markera dem som Godkända, Delvis Godkända eller Nekade. Vid nekade eller delvis godkända ansökningar har man också möjlighet att direkt ifrån PC-Kassa skapa en order på restbeloppet som sedan kan faktureras eller betalas av kund i butik.
För att genomföra ett RUT-avdrag behöver man som kassör enbart ange personnummer till den som avdraget gäller och vid ROT-avdrag enbart personnummer och fastighetsbeteckning samt eventuell bostadsrättsförenings organisationsnummer.
Förberedelse
Innan funktionen för RUT och ROT kan aktiveras i kassan behöver PC-Kassa uppdateras till version 210127,4 eller senare.
För att kontrollera befintlig version av PC-Kassa gå via menyerna Hjälp - Om och läs längre upp i fönstret till höger om "Version"
Inom parenteserna presenteras aktuell version (datumstämpel) och versionen i bilden (210127,X) ovan är således daterad 2021-01-27. Om det är en äldre version uppdateras denna via menyerna Hjälp - Versionshantering och tyck på knappen [Sök efter nyare version] samt följ anvisningarna på skärmen.
Kortfattat
- Uppdatera PC-Kassa
- Skapa en knapp för ROT eller RUT med relevant makro (##ROT## eller ##RUT##)
- Skapa en knapp för Administration med makro: ##RUTROTADMIN##
- Klar att användas!
Genomför försäljning och markera de artiklar som avdraget gäller (systemet kommer sedan ihåg dessa till nästa gång). Ange uppgifter till kund och ta betalt. Följ upp detta och administrera ansökningarna via administrationsfönstret.
Guidens innehåll
1. Skapa Knappar
2. Använda RUT-avdrag på ett Kassakvitto
3. Använda ROT-avdrag på ett Kassakvitto
4. RUT- och ROT-avdrag via Order / Faktura
5. Administrera RUT och ROT. Utskrift, Statusmärkning, Restbelopp mm.
6. Inställningar för RUT och ROT
1. Skapa Knappar
Högerklicka på valfri knapp och välj "Programmera knapp" i menyn. Använder ni enbart pekskärm så håll inne fingret på valfri knapp i ett par sekunder för att "högerklicka".
I det översta fältet anges makrot beroende på om knappen ska hantera RUT- eller ROT-avdrag. För RUT används makrot ##RUT## och för ROT används makrot ##ROT##. Ange en lämplig text på knappen och välj eventuell färg på knappen. Spara genom att trycka på OK-knappen längst ner.
Gör en till knapp för administrationsdelen. Knappen görs på samma sätt genom att högerklicka och programmera knappen. Sätt denna istället mot makrot ##RUTROTADMIN## som är en samlad funktion för administrationen över både RUT- och ROT-avdrag.
Funktionen är klar att användas!
2. Använda RUT-Avdrag på ett Kassakvitto
Börja med att göra inslag som vanligt i kvittofönstret och tryck på den nya knappen för RUT-Avdrag.
Säkerställ att de avdragsgrundande artiklarna är separerade från övriga artiklar
Kryssa i den eller de artiklar som är avdragsgiltiga för skattereduktion. PC-Kassa kommer därefter ihåg dessa till nästa gång. Ange personnummer på sökande och systemet räknar automatiskt ut skattereduktionen. Slutför med knappen [OK].
Vid två sökande anges personnummer till dessa samt vilken andel som respektive personnummer kommer söka reduktionen för.
Tips! Om ansökan enbart ska gälla en del av det avdragsbaserade beloppet går det att manuellt justera detta i fönstret "Avdragsbaserat". Kassan räknar därefter ut skattereduktionen vilket kvittobeloppet kommer att minska med.
OBS! Det krävs en elektronisk betalning för att RUT-avdrag skall vara giltigt. En elektronisk betalning är tex:
- Kortbetalning
- Swish
- Bankgiro / Plusgiro
- Övriga Elektroniska tjänster som kan spåras.
PC-Kassa blockerar automatisk möjligheten att ta emot kontanter som betalsätt på kvitton där skattereduktion används.
Skattereduktionen för RUT är klar. Slutför betalningen!
3. Använda ROT-Avdrag på ett Kassakvitto
Användning av ROT-avdrag sker på samma sätt som med RUT-avdrag utöver att fönstret för inmatning av personnummer också innehåller kompletterande uppgifter för fastigheten.
Slå in inslagen på kvittot och separera de artiklar som är avdragsgrundande. Tryck på den nya knappen för ROT-Avdrag.
Markera den eller de artiklar som avdraget gäller och ange därefter personnummer, eventuell medsökande och andel samt om det gäller fastighet eller bostadsrätt.
Vid fastighet behövs fastighetsbeteckning och vid bostadsrätt behövs bostadsrättsbeteckning samt föreningens organisationsnummer.
Tips! Om ansökan enbart ska gälla en del av det avdragsbaserade beloppet går det att manuellt justera detta i fönstret "Avdragsbaserat". Kassan räknar därefter ut skattereduktionen vilket kvittobeloppet kommer att minska med.
OBS! Det krävs en elektronisk betalning för att ROT-avdrag skall vara giltigt. En elektronisk betalning är tex:
- Kortbetalning
- Swish
- Bankgiro / Plusgiro
- Övriga Elektroniska tjänster som kan spåras.
PC-Kassa blockerar automatisk möjligheten att ta emot kontanter som betalsätt på kvitton där skattereduktion används.
Skattereduktionen för ROT är klar. Slutför betalningen!
4. RUT- och ROT-Avdrag via Order / Faktura
Skapa en manuell order eller faktura som vanligt. Registrera de artiklar och tjänster som skall faktureras och tryck sedan på knappen Skattereduktion längre ner i Fakturafönstret.
Ange vilken typ av skattereduktion som avses.
Ange den eller de inslag som skall vara avdragsgiltiga för skattereduktion samt sökandes personnummer och fastighetsbeteckning.
Avdraget för skattereduktionen infogas på ordern vartefter det går bra att skapa faktura / kontantnota som vanligt.
Exempel på en faktura där rotavdrag är tillämpad.
5. Administrera RUT och ROT
Öppna administrationsverktyget genom att trycka på den nya knappen för RUT-Admin (##RUTROTADMIN##),
I detta fönster möts vi av samtliga utslag som gjorts med RUT- och ROT-avdrag. Det går bra att göra urval på olika premisser och utskrifterna som kan göras speglar urvalen. I nedre delen av fönstret ser vi en tydlig överblick över försäljningen samt de avdragsgrundande inslagen och här framgår även om det är kvittoförsäljning eller fakturaförsäljning. Det går också att markera ansökningar som godkända, nekade eller delvis godkända för en tydlig bild över vad som behöver hanteras.
Tillgängliga urval
- Ej hanterade
- Nekade
- Delvis godkända
- Godkända
- Datum från / till
- Om urvalet enbart skall visa RUT eller ROT eller båda.
Den nedre vänstra rutan visar innehållet ur den markerade försäljningen och den nedre högra rutan visar de artiklar som är avdragsgrundande på aktuell försäljning.
Ansökningar där det avdragsgrundade beloppet ändrats manuellt presenteras som "manuellt ändrat summan till: belopp".
Administrationsfönstret ger en tydlig bild över vad som behöver hanteras.
Utskrift av Ansökningar
Tryck på knappen [Skriv ut] längre ner i fönstret och välj relevant utskriftsalternativ.
Utskriften av rapporten speglar urvalet i administrationsfönstret och raderna på utskriften har även tydliga nummermärkningar för de utskrifter som görs utan färg.
En ansökan där beloppet är manuellt korrigerat specificeras med bokstaven "M" efter färgkoden.
Ange status samt hantera Restbelopp
Ange status genom att markera en ansökan i den övre delen av administrationsfönstret och tryck sedan på relevant knapp.
Om en rad markeras som Delvis Godkänd eller Nekad ges möjligheten att skapa en order på restbeloppet. Vid delvis godkänd anger man det belopp som godkänts av Skatteverket.
Skapa sedan ett faktureringsunderlag på kvarstående belopp och välj om underlaget skall innehålla information från ursprungsförsäljningen (Detaljerad order inklusive restbelopp) eller inte (Order på restbelopp).
Ordern sparas i kassans ordinarie orderhantering men finns även länkad från den angivna ansökan i RUT- ROT-administrationen.
Ett nytt orderunderlag har skapats, med eller utan detaljer från ursprungliga försäljningen, och av denna går det enkelt att skapa exempelvis en faktura och skicka till kund.
6. Inställningar för RUT och ROT
För att ändra inställningar över de betalsätt som belastas samt inställningar för hur respektive avdrag ska beräknas tryck på symbolen för ett kugghjul i det övre högra hörnet i avdragsfönstret.
Ange relevanta inställningar och tryck en gång till på kugghjulet för att spara och återgå till avdragsfönstret.
OBS! Tänk på att alltid undersöka de regler som gäller för respektive avdrag samt säkerställ så att uppgifterna stämmer innan funktionen används. För information om hur redovisningskonto till betalsätten för ROT/RUT kan anges se vidare om generell kontouppsättning via separat avsnitt.