Exportgeneratorn - programmerbar export
Exportera artiklar, leverantörer, försäljning med mera till en text- eller CSV-fil, mejla eller skicka till FTP.
Denna artikel berör miljö utanför själva kassaprogrammet och kräver lite kunskap i hanterande av Windows.
Generellt om Exportgeneratorn
Ska man exportera från fler än en kassadator (detta inkluderar backoffice-kassor) så behöver stegen nedan göras på respektive kassadator. Det går även bra att kopiera mappen Export (som skapas nedan) och spara på till exempel ett USB-minne för att klistra in i andra kassadatorer. Detta kräver att kassorna har samma installationskatalog, annars får man göra separata exporter.
Exporten genererar en text- eller CSV-fil (om man enkelt vill kunna öppna den i till exempel Excel). Man kan välja att skicka den med e-post samt skicka den till en FTP-server.
Exporten genererar en ny rad för respektive träff (en artikel, en försäljning med mera).
Katalogstruktur (eng. Folder)
För att exporten ska fungera behöver man skapa en ny katalogstruktur i utforskaren i datorn. Närmare beskrivning om hur det går till tar inte artikeln upp.
- Kassan är normalt installerad här: C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa. Skapa en katalog som heter Export.
Det kommer se ut så här: C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa\Export - I Export, skapa ytterligare en katalog. Denna döps till valfritt namn som speglar vilken rapport det är. Till exempel Lager, Artiklar, Försäljning eller liknande.
Så här: C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa\Export\Artiklar
Skapa styrfil för exporten
Styrfilen är den text-fil som talar om hur exporten ska gå till. Då den går att ställa in på olika vis finns ingen färdig styrfil. När man tittar i filen ser det ut att vara väldigt mycket men allt är väl strukturerat i den.
- Navigera till katalogen här: C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa\plugins\Reports
- Öppna filen som heter "exportgenerator readme.txt".
- Leta upp första raden som börjar så här ( //****** ) Markera den och ända till slutet i textfilen. Kopiera detta.
- Navigera tillbaka till katalogen "Export" som skapades ovan.
- Skapa en textfil med namn: utdata.txt (OBS måste heta exakt så).
- Öppna utdata.txt
- Klistra in all text som kopierades ovan.
- Spara.
Du har nu satt upp grunderna för att exportera. Önskar man sedan andra rapporter så gör man bara om stegen ovan med ett annat namn för nästa rapport osv.
Styrfilens uppbyggnad och förklaring
Rader som inleds så här: " // " är noteringar och undantas helt av kassan när Exportgeneratorn körs.
Filen är indelad i moduler och varje modul börjar med en rubrik som är utformad så här: [GENERAL].
Skrollar man ner en bit kommer man till modulen om artikelgrupper - Itemgroup
//Itemgroup is available in exporting both: Sales and Items
[ITEMGROUP]
TEXT=-1
VAT=-1
VATACCOUNT=-1
COSTACCOUNT=-1
SALEACCOUNT=-1
STOCKACCOUNT=-1
PROJECTRESULT=-1
MAKRO=-1
MARGIN=-1
[ITEMGROUP] är alltså modulens namn och berör artikelgrupper i kassan. Raderna under visar olika poster i artikelgruppen som kan inkluderas i exporten.
Raderna under slutar alla med =-1. Allt i styrfilen som har -1 kommer exporten att ignorera så det kommer inte med till rapporten. Om man vill att TEXT ska komma med i exporten behöver man sätta ett positivt värde istället för -1.
Lättast är att tänka som Excel är uppbyggt, i rader och kolumner. Varje rad har flera kolumner och det är till dessa kolumner man ska styra exporten.
Exempel:
TEXT=1 (Artikelgruppens namn)
VAT=2 (Artikelgruppens momssats)
VATACCOUNT=3 (Artikelgruppens momskonto)
Detta ger följande resultat: Namn;Moms;Momskonto. Öppnar man det i Excel så blir kolumn A artikelgruppens namn, kolumn B blir momssatsen och kolumn C blir momskontot.
Raden ovanför modulens namn talar om vilka typer av rapport modulen fungerar för. Sales är en försäljningsrapport och Items är en statisk rapport för till exempel artiklars lagersaldon. Vilken typ av rapport som ska skapas definierar man på en knapp i kassan, se mer om detta nedan.
Konfigurera styrfilen
Gå in i filen utdata.txt som skapades ovan.
I detta exempel ställer vi in styrfilen till att exportera hela artikelregistret. Poster som ska komma med är:
- Artikelgrupp
- Artikelns namn
- Artikelns artikelnummer
- Lagersaldo
Ställ in enligt följande, låt alla övriga värden vara kvar som de är.
[ITEMGROUP]
TEXT=1
[ITEM]
DESCRIPTION=2
ITEMNO=3
STOCK=4
Spara nu filen. Det går bra att stänga den.
Programmera en knapp i kassan
Som makro, skriv följande: ##EXPORT_KOD#exportgen?items?Artiklar?C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa\Export\artiklar.csv##
- EXPORT_KOD - detta talar om för kassan att något ska exporteras.
- exportgen - detta talar om vilken metod kassan ska använda för att exportera.
- items - detta talar om för exportgen att den ska exportera artiklar. Om det istället står "sales" så exporteras försäljning.
- Artiklar - detta är mappen som skapades ovan där utdata.txt ligger.
- C:\Program Files (x86)... - detta är var man vill att exporten ska sparas.
- artiklar.csv - namnet på filen som skapas.
Så här se exportfilen ut när man öppnar den i Excel.
Observation
Filnamnet är alltså satt i makrot på knappen. Det betyder att nästa gång man tar ut rapporten så skrivs befintlig rapport över och ersätts med den nya. Kopiera den alltså vid behov eller ta för vana att döpa om filnamnet med till exempel ett datum.
Sätta rubrik på exportfilen
I filen utdata.txt skrolla till modulen för Header. Fyll i likt detta:
[HEADER]
HEADER=Artikelgrupp;Artikel;Artikelnummer;Lagersaldo
Överst i exportfilen (rad 1) visas dessa rubriker.
Mer avancerad export
För att göra exportfilen mer lättläst
Man kan sätta rubriker på första raden. För att göra detta, gå till modulen HEADER och ändra till följande:
[HEADER]
HEADER=Artikelgrupp;Artikel;Artikelnummer;Lagersaldo
Denna är anpassad för exemplet ovan. Har man andra eller fler poster som exporteras så anpassar man HEADER till detta. Normalt sätter man ett semikolon ( ; ) mellan rubrikerna.
För att skicka resultatet som e-post
Valet att skicka exportfilen som e-post gör man på själva knappen i kassan. Det är makrot som avses och man lägger in den e-postadress man önskar sända till. I exemplet här skriver jag "din_mejladress@din_mejladress.se" men den måste ju ändras till den som önskas.
##EXPORT_KOD#din_mejladress@din_mejladress.se;exportgen?items?Artiklar?C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa\Export\artiklar.csv##
Som man ser här så står det fortfarande sökväg och filnamn för själva rapporten. Denna skapas alltså även när man väljer att mejla den.
För att skicka resultatet till en FTP-server
Detta kräver att ni har tillgång till en egen FTP-server.
Arkiv/Inställningar/Företagsuppgifter och flikarna Export inst/FTP
Det är Generell export / FTP inställning som ska konfigureras. Om detta är inställt så kommer rapporten att skickas över till den FTP-servern.
Övrigt
Det går bra att testa att ändra i utdata.txt hur som helst. Pröva lite olika. Testa även att ändra på knappen i kassan från "items" till "sales". Det går inte att ställa till något i kassan med exportgeneratorn och blir det helt fel går det bra att radera utdata.txt och lägga dit en ny och börja om.