Kom-i-Gång - Kundklubb / Poängstege med rabatt samt kundutskick via SMS
I denna guide går vi igenom hur man kan sätta upp ett lojalitetssystem där kunder samlar poäng på sina köp som sedan går att nyttja till exempelvis rabatter på kommande köp. Vi kommer även ta med avsnittet om hur man enkelt kan göra massutskick, bland annat via SMS, till olika kundurval likt de som har en viss mängd poäng. När uppsättningen är gjort kommer kassaprogrammet automatiskt hantera intjänandet av poäng på varje köp och även hålla reda på samt erbjuda eventuellt uppnådd rabatt vid köptillfället. Rent tekniskt behöver kassapersonalen endast välja kund till kvitto vid respektive försäljningstillfälle och kassasystemet sköter automatiskt resten.
Guidens innehåll
- Kortfattat om kundklubb
- Förberedelser inför uppsättningen
- Uppsättning av knappar, nivåer och rabatter
- Utskick till kunder
Tips! Tag gärna i förväg del av videoguiden för baskunskap om kundregister samt videon för kundkategori innan uppsättningen av kundklubb med poäng-/rabattnivåer görs. Där går vi igenom hur man bland annat registrerar nya kunder samt hur man kan kategorisera dessa.
Kortfattat om kundklubb med poäng- och rabattnivåer
När förberedelse och uppsättning är gjord kommer det finnas tre knappar som hör ihop med "kundklubben". Det finns andra sätt att välja kund till kvittot men för att poänguträkningen ska göras krävs en specifikt programmerad knapp för detta. Tag därför för vana att använda dessa tre nya knappar när uppsättningen är gjord.
- Knappen "Välj kund till kvitto" används vid försäljningstillfället för att sammankoppla köpet till kund. Tag för vana att trycka på knappen efter att alla varor är inmatade på kvittot. När man trycker på knappen öppnas sökningen efter kund i kassans kundregister. Finns kunden sedan tidigare söker man fram denna här och finns den inte går det bra att registrera nya kunder via samma knapp. Systemet kommer spara poängen som kunden tjänar in men gör samtidigt en kontroll på innevarande poäng för att automatiskt erbjuda eventuellt uppnådd rabattnivå.
- "Öppna kundregister" öppnar upp kassans kundregister för manuell administration av kunder såsom att lägga till nya eller ändra på befintliga. Detta är samma funktion som att öppna upp kundregistret via Register-menyn.
- Knappen "Utskick" öppnar upp den inbyggda funktionen för att göra mängdutskick / reklamutskick till kunder som godkänt detta. Knappen är enbart en genväg till Register-menyn för utskick.
Spara och nyttja poäng med rabattavdrag i flera nivåer
Kassan kommer automatiskt spara poäng till kunderna efter varje köp där en giltig kund har identifierats. Om kunden redan har tillräckligt många poäng sparade sedan tidigare köp möts kassapersonalen automatisk av ett fönster som erbjuder rabatt på det aktuella kvittot. Nyttjas rabatten drar kassan automatiskt av en viss mängd förbestämda poäng men ifall man väljer att inte nyttja rabatten sparas poängen för möjligheten att samla fler till ytterligare rabattnivå.
Hur mycket rabatt och hur många poäng respektive rabattnivå ska kräva samt dra av bestämmer man på egen hand vid uppsättningen av poäng- och rabattnivåerna.
Det går också att utesluta varugrupper från intjänandet av poäng samt styra om alla kunder ska ingå i rabattavdragen eller enbart en specifik kundkategori.
Utskick till kunder
För att exempelvis bjuda in eller skicka erbjudande till kunder finns stödet att skicka massmeddelanden till kunder direkt via kassaprogrammet. I följande guide går vi igenom hur utskick kan göras bland annat via SMS då detta vanligtvis ger en mycket stor träffyta och där meddelanden också blir lästa i stor utsträckning. Det går bra att bland annat filtrera ut kunder med ett visst antal poäng för att göra utskick till "storkunder" som har många poäng eller varför inte till kunder med väldigt få poäng. Tänk på att SMS är förenat med en kostnad, undersök gärna mer om detta med er lokala kassaförsäljare. Observera att kunder behöver godkänna utskick. När kunden godkänt att de vill ha utskick markerar man rutan "Nyhetsutskick" i kundkortet för den kunden. Då kommer dessa kunna följa med i urvalen för massutskick. Det går inte att i efterhand massjustera alla kunder så de blir godkända för nyhetsutskick.
Förberedelser inför uppsättningen
Förbered och planera de nivåer som ska användas för er butik samt hur mycket avdrag respektive nivå ska ge. I denna guide arbetar vi med att varje krona vid försäljning genererar en (1) poäng samt att den första nivån för uppnådd rabatt är 2000 poäng (alltså detsamma som att kunden tidigare handlat för 2000 kronor). I denna guide kommer vi sätta upp flera nivåer för att demonstrera hur poängstegen kan fungera och där nästa nivå för ytterligare rabatt är uppnådda 3000 poäng.
Skissa gärna i förväg upp era egna tankar om rabattnivåerna samt eventuellt de varugrupper som inte ska generera poäng likt:
2000 - 2999 poäng ger 100kr rabatt
3000 - 3999 poäng ger 150kr rabatt
Ej rabatt för grupperna Utkörningsavgift
Det går även arbeta med att varje uppnått poängnivå genererar en viss procent i rabatt.
Uppsättning av knappar, nivåer och rabatter
Uppsättningen av poängsystem med rabatt samt möjlighet till utskick görs i ett par olika steg.
- Skapa tre nya knappar
- Ange poängförhållande samt eventuellt exkludera vissa varugrupper (Valfritt)
- Skapa kundkategori samt mallkund
- Lägga in "kondiment" (pop up-rutor) för rabatterna
- Ange poängnivåer som ska gälla samt koppla nivåer till respektive "kondiment"
1. Skapa tre nya knappar
Välj en lämplig plats för de tre knapparna. I de allra flesta kassor går det att placera knapparna på valfria platser men om din butik tillhör en kedja med specifika regler för knapplayouten så undersök vad som gäller för just er butik.
För generell information om knapprogrammering se med fördel vår separata videoguide inför denna guide.
Vi kommer att programmera totalt tre knappar.
Högerklicka (eller håll inne fingret) på en valfri tom knapp för att få fram programmeringsmenyn. Välj "Programmera knapp".
I det översta fältet "Art.nr/Streckkod/Makro" ställer vi själva funktionen för knappen och i fälten för "Knapp text" samt eventuell "Extra rad" de texter som ska stå på knappen. Färgpaletten på knappen till höger om färgvalet används för att bestämma storlek och färg på knappen. Avsluta och skapa knappen genom att trycka på "OK" längre ner.
Den första knappen ställs mot ett makro och det är viktigt att få med samtliga tecken samt att det är skiftlägeskänsligt enligt nedan. Skriv med VERSALER. Det går bra att kopiera texten nedan och klistra in i knappen.
##SOKKUND##¤##CUSTPOINTMAC##¤
Ange därefter en lämplig text på knappen likt:
Knapp Text: Välj kund till kvitto
Extra rad: (Efter samtliga inslag)
I exemplet är knappen via färgpaletten satt till dubbel storlek och ljusblå.
Använd samma tillvägagångssätt med alla tre knappar men ställ knappen för "Öppna kundregister" mot makro:
##KUNDREGISTER##¤
Programmera sen knappen för "Utskick" till makrot nedan. Observera att här är det både VERSALER och gemener.
##MENU#UtskickUtskrift2#¤
När programmeringen av de tre knapparna är klara bör det se ut likt nedan.
2. Ange poängförhållande samt eventuellt exkludera vissa varugrupper (Valfritt)
Standardinställningen i kassan är att en (1) poäng genereras för varje betald krona och att detta gäller artiklar från samtliga varugrupper. Det går att ställa om förhållandet likt att varje betald krona ger två poäng om detta önskas samt det går att ställa in så att vissa artikelgrupper inte genererar några poäng alls.
Öppna menyn "Arkiv" - "Inställningar" - "Systemuppgifter"
Gå vidare till fliken "Varuförsäljning" och sedan fliken "Rabatthantering" för att göra eventuella inställningar som berör bland annat poänghanteringen.
För att exkludera artikelgrupper från poängen, tryck på knappen "Exkludera artikelgrupper".
Markera en grupp i taget i den högra listan och tryck på pilen till vänster för att denna ska lyftas över till "Valda artikelgrupper". De artikelgrupper som befinner sig i den vänstra listan kommer inte generera några poäng när dessa säljs.
Slutför genom att trycka på knappen "Spara" i detta fönster men även i fönstret för systemuppgifterna. Starta därefter om hela kassaprogrammet då systeminställningar först tillämpas efter en omstart.
3. Skapa kundkategori samt mallkund
Det är valfritt att skapa en egen kundkategori för kundklubbskunder men det kan underlätta framöver vid eventuella kommande urval. Däremot är den så kallade "mallkunden" för poängstegen obligatorisk.
Kundkategori (Valfritt)
Förslagsvis skapas en kundkategori som exempelvis namnges "Klubbkund" för att sedan koppla klubbkunder och rabattstegen till denna. Kassan kan hantera att erbjuda rabatterna till en vald kundkategori. Annars erbjuder den det till alla kundkategorier.
Öppna menyn "Register" - "Kundregister" - "Kundkategori".
Tryck på knappen "Ny" längst ner och fyll i "Kategori" med exempelvis "Klubbkund". Slutför den nya kundkategorin genom att trycka på knappen "Spara" längst ner i fönstret.
Mallkund (Obligatoriskt)
En så kallad mallkund för poängstegen är ett krav i grunduppsättningen. Mallkunden behöver inte användas till något mer i denna variant av poäng- och rabattsystem.
Öppna kundregistret genom att trycka på den nya knappen för detta och tryck därefter på knappen "Ny kund" i nedre vänstra hörnet.
Ange namn "Kundklubbsmall" och öppna fliken "GDPR".
Markera och kryssa i "Detta är en sk mallkund och innehåller..." samt tryck på knappen "Spara". Gå därefter tillbaka till fliken "Kundinformation" igen.
Anteckna kundnumret för denna "mallkund" då det kommer användas senare.
4. Lägga in kondiment (pop up-rutor) för rabatterna
Kondiment är en funktion i kassan som öppnar ett extrafönster med programmerbara knappar. Dessa kondiment används som ett "pop up"-fönster när en kund uppnått en viss mängd poäng. Kassasystemet kommer automatiskt känna av hur många poäng kunden har och därefter öppna upp dessa fönster beroende på vilken nivå kunden är berättigad till.
Det är därför upp till er själva att lägga upp så många kondiment och knappar som kommer behövas i de olika nivåerna.
Varje nivå programmeras med ett "eget" kondiment och ifall det ska finnas möjlighet att även använda de lägre rabattavdragen behöver således de knapparna programmeras även på nästkommande kondiment.
I detta exempel kommer vi arbeta med tre nivåer av rabatter som systemet automatiskt ska erbjuda.
Exempelnivå 1.
Om en kund har mellan 2000 - 2999 poäng ges möjlighet till 100kr rabatt (2000 poäng dras bort från kundens konto ifall rabatten nyttjas)
Exempelnivå 2.
Om en kund har mellan 3000 - 3999 poäng ges möjlighet till 150kr rabatt (3000 poäng dras bort från kundens konto ifall rabatten nyttjas)
Exempelnivå 3.
Om en kund har mellan 4000 - 99999 poäng ges möjlighet till 200kr rabatt (4000 poäng dras bort från kundens konto ifall rabatten nyttjas)
Bygg det antal nivåer som ni själva önskar att erbjuda era kunder.
Öppna menyn "Register" - "Varuförsäljning" - "Kondiment".
Börja med att trycka på knappen "Ny". Ange ett lämpligt namn i fältet "Beskrivning". I vårt exempel anger vi namnet "Nivå 1" för första kondimentet. Tryck därefter på knappen "Spara". Systemet fyller i "Makro att anropa". Detta kommer användas längre fram i själva poängnivåerna. Anteckna därför makrot för detta rabattfönster. Makrot för rabattfönster "Nivå 1" i vårt exempel är ##KONDIMENT#6#. (Tänk på att detta kan variera och inte behöver bli samma kondimentsnummer i er kassa.)
Därefter programmerar vi en knapp i detta kondiment för vår första rabattnivå.
I vårt exempel arbetar vi efter en makrokombination som drar av ett förbestämt antal poäng och ger en viss mäng rabatt i kronor.
För att använda egen rabattmängd och poängavdrag går det bra att arbeta med samma makrokombination som nedanför. Förändra XXXX och YYY till önskat värde.
XXXX är det antal poäng som ska dras av från kunden.
YYY är det antal kronor knappen kommer att rabattera med.
##DECPOINT##XXXX¤##RABRAB##$%#YYY#¤##FASTTEXT#Avdrag: XXXX Poäng#¤
Högerklicka och välj programmera knapp precis som vanlig knapprogrammering. Välj en lämplig knapp och tänk ut en struktur i förväg då. Högre nivåer kommer programmeras även med lägre nivåers knappar.
Knappen ska dra av 100 kronor och minska kundens poäng med 2000 poäng samt infoga en extra text på kundens kvitto som förtydligande att poängen är avdragna. Makroserien för detta är:
##DECPOINT##2000¤##RABRAB##$%#100#¤##FASTTEXT#Avdrag: 2000 Poäng#¤
Ange en lämplig text på knappen samt välj färg likt tidigare.
Låt rutan "Stäng kondiment efter" vara markerat.
Det första pop up-fönstret för rabatt är nu klart.
Skapa så många fönster som behövs på samma sätt som ovan. Tänk på att högre nivåers knappar även innehåller alla lägre nivåers knappar. Knapprogrammeringen i kondimenten sparas automatiskt efter att varje knapp är programmerad.
I "Nivå 2" kommer vi använda samma programmering som i "Nivå 1" men även komplettera denna med knappen som erbjuder 150 kronor rabatt. "Nivå 2" kommer på så sätt innehålla möjlighet för kunden att välja både 100 kronor rabatt för att enbart dra av 2000 poäng eller välja den högre rabatten för att dra av 3000 poäng.
Tips! Det går bra att kopiera knappar från det första kondimentet genom att välja det i listan till vänster, högerklicka på knappen och välja "kopiera knapp" för att sedan öppna "Nivå 2" och klistra in den på samma position.
I vårt exempel skapar vi kondimentet för "Nivå 2" på samma sätt som ovan och programmerar två knappar med följande makro:
"100kr Rabatt" (samt drar av 2000 poäng)
##DECPOINT##2000¤##RABRAB##$%#100#¤##FASTTEXT#Avdrag: 2000 Poäng#¤
"150kr Rabatt" (samt drar av 3000 poäng)
##DECPOINT##3000¤##RABRAB##$%#150#¤##FASTTEXT#Avdrag: 3000 Poäng#¤
Fortsätt att skapa kondiment utefter de nivåer ni ska erbjuda era kunder. Anteckna efter hand respektive "kondimentsmakro" då dessa kommer användas i nästa avsnitt.
I exemplets sista nivå (Nivå 3) programmeras tre knappar där de första två ställs in som ovan och den sista knappen programmeras med makrot nedanför.
"200kr Rabatt" (samt drar av 4000 poäng)
##DECPOINT##4000¤##RABRAB##$%#200#¤##FASTTEXT#Avdrag: 4000 Poäng#¤
Tips! För att istället erbjuda procentuell rabatt går det bra att ersätta makrot med följande kombination där XXXX är antalet poäng som dras bort och där YY är den procent rabatten ska ge.
##DECPOINT##XXXX¤##RABRAB##%#YY#¤##FASTTEXT#Avdrag: XXXX Poäng#¤
Som exempel kommer nedan makrokombination dra av 2000 poäng och ge 10 procent rabatt på hela kvittot.
##DECPOINT##2000¤##RABRAB##%#10#¤##FASTTEXT#Avdrag: 2000 Poäng#¤
5. Ange poängnivåer som ska gälla samt koppla nivåer till respektive kondiment
Det sista som görs i själva uppsättningen är att ställa in de olika intervall av poäng som respektive pop up-ruta för rabatt (kondimenten) ska öppna. Öppna menyn "Register" - "Kundregister" - "Poängstege rabatt".
Fyll därefter i "Benämning" samt ange från och till det antal poäng som nivån ska gälla. Välj också eventuell kundkategori som rabattfönstret ska öppnas för (välj "Alla" om det ska gälla alla kundkategorier) samt ange också det kundnummer för mallkunden som skapades tidigare i guiden. I fältet "makro" längre ner anges det specifika kondimentsmakro för nivån som ska öppnas. I detta exempel upprättar vi den första rabattnivån som ska öppna det tidigare upprättade makrot för "Nivå 1", ##KONDIMENT#6#.
Slutför nivån genom att trycka på knappen "Spara".
Registrera därefter upp så många nivåer som behövs genom att trycka på knappen "Ny", fyll in fälten på samma sätt som ovan och knappen "Spara" för att skapa nivån.
Stäng fönstret. Kassan är nu redo med det uppsatta poäng- och rabattsystemet. Prova det gärna genom att manuellt öppna kundregistret och justera poäng på lämplig testkund.
Poängsystemet med automatiska pop up-fönster för rabatt är därefter klart att börja användas!
- Tag för vana att alltid välja kund till kvittot efter att alla inslag är gjorda, alltså sist och precis innan betalningen görs.
- Sök inte fram kunder via andra sätt än knappen som är gjord specifikt i denna guide.
- Om en kund inte vill nyttja ett avdrag, tryck på knappen "Stäng" i kondimentsfönstret. Inget avdrag av poäng görs.
- Om en rabatt har aktiverats från kondimentfönstret kommer poängen dras av från kundkortet även om försäljningskvittot avbryts. Om poängen har blivit avdragna är det viktigt att återföra dem genom att manuellt öppna kundregistret, söka fram kunder och öka poängen på det specifika kundkortet manuellt.
Tips! Om det redan finns poäng sparade på befintliga kunder sedan innan rabattsystemet sattes i drift går det att nollställa dessa poäng genom en specifik servicekod. Detta bör planeras med er lokala kassatekniker.
Utskick till kunder
Tag del av den separata guiden för att veta mer om hur man enkelt kan göra större SMS-utskick till era kunder. Det går bra att använda den förprogrammerade knappen för att komma direkt till utskicksfunktionen.
Tips! Läs gärna också om hur man enkelt kan skicka separata SMS-presentkort direkt via kassaprogrammet.
Lycka till!