Genomföra Dagsavslut / Z-Rapport (Stänga försäljningsdagen)
När dagen är slut ska man genomföra ett så kallat dagsavslut (Z-Rapport). Detta stänger försäljningsmöjligheterna för dagen och skriver ut Z-Rapporten. När dagsavslutet är gjort går det inte längre att genomföra mer försäljning på försäljningsdagen. Det går däremot att öppna upp kassan igen och godkänna växelkassan för nästkommande försäljningsdag samt fortsätta att sälja. Om detta görs registreras således försäljningen på nästkommande försäljningsdag och inte den nyligen stängda dagen.
Utför avslutet när dagen är slut
Vi rekommenderar att alltid göra dagsavslut när dagen är slut för att undvika risk för felaktigheter i avstämningarna. Om avslutet inte görs och kassaprogrammet fortsätter att vara aktivt kommer en automatisk påminnelse visas på skärmen klockan 00.00 när nästa dygn går över. Om dagsavslutet inte görs vid påminnelsen går det bra att fortsätta sälja på samma försäljningsdag (för de som har nattöppet) fram till klockan 09:00 då dagsavslutet för blir tvingande.
Undvik felaktiga avslut
Görs inte avstämningen vid slutet av dagen går det på så sätt att av misstag öppna kassan på morgonen, till exempel vid klockan 08:00 (utan att ha genomfört ett dagsavslutet), avbryta påminnelsen och därefter genomföra försäljning på "fel" dag. Säkerställ därför alltid att dagsavslutet görs när försäljningen avslutas varje dag och kontrollera också alltid noga att datum som avstämningen avser är korrekt för stängningen. Tag också för vana att stänga ner systemet helt när dagsavslutet är gjort genom att hålla inne "Power"-knappen och välja "Stäng av". Detta för att bland annat minska belastningen på enhetens arbetsminne.
Det går att genomföra ett dagsavslut för aktuell dag när som helst på dygnet. Om en ett dagsavslut av misstag har gjorts mitt på dagen eller även innan öppningen har skett går detta inte att backa och försäljningsdagen förblir stängd. Om detta uppstår rekommenderar vi att kontakta ansvarig redovisare och förklara att försäljningen sker på "fel" försäljningsdag för att rätta detta manuellt i bokföringen.
Massavslut
Om kassan inte är i drift under flera dagar kommer man mötas av ett tvingande fönster för att genomföra ett så kallat "massavslut" där flera dagar kan avslutas i en knapptryckning. Säkerställ i fönstret att det enbart är dagarna fram till och med dagen som faktiskt ska stängas är markerade och genomför detta vid behov. Se mer om detta i avsnittet för "massavslut".
Genomföra dagsavslutet (Z-Rapporten)
Börja med att öppna rapportmenyn i kassaprogrammet genom att trycka på symbolen i toppmenyn som föreställer ett rapportblad.
Tryck därefter på knappen "Dagsavslut" i rapportmenyn och kontrollera att korrekt dag är markerad.
Finns det inga dagar att avsluta i listan är dagens avstämning redan gjort vilken går att ta ut en kopia av i menyn "Dagsavslut Historik".
Kontrollera att det är "rätt" dag som avstämningen avser.
(Reglaget till vänster ska vara skjutet till höger).
Välj därefter hur rapporten ska gruppera försäljningen ("Produkter" eller "Produktgrupper").
Efter att valet för grupperingen är gjord följer ett par kontrollmeddelande med möjligheten att avbryta om avstämningen ändå inte ska utföras.
När frågorna är besvarade med att låta systemet utföra avstämningen skriver kassan ut dagens Z-Rapport på kvittoskrivaren och öppnar därefter automatiskt fönstret för att godkänna växelkassan för nästkommande försäljningsdag. Dagen är avslutad och nästa dag är redo att påbörjas efter att växelkassan är godkänd.
Stäng med fördel ner hela systemet genom att hålla inne "Power"-knappen och välja "Stäng av" efter att dagsavslutet är genomfört.
Exempel på en Z-Rapport