Artikelimport i det PC-baserade kassasystemet del 1 av 2 - Förenklad import
Kassan har en kraftfull importfunktion för att föra in artiklar till artikelregistret. Det kan vara helt nya artiklar eller en uppdatering av befintliga artiklar.
Ofta får man dessa prisfiler från en leverantör i Excel. Det kan även vara en prisfil från en annan kassa eller byte av kassasystem. Det kan vara enklare och mer överskådligt att först jobba i Excel och sen importera artiklarna till kassan än att göra detta direkt i kassan.
Här ska vi gå igenom hur man ska förbereda sig och vad man behöver ha tillgång till med mera.
Se även Artikelimport i det PC-baserade kassasystemet del 2 av 2 - Avancerad import
Om artikelimport del 1
Vi kommer gå igenom grundläggande om import av artiklar när en enkel prisfil importeras till kassan. Här kommer vi att visa den förenklade importen i sin enklaste form. I del 2 kommer vi visa motsvarande i avancerad import.
Anledningen till att inte alla valmöjligheter kommer att visas är då det bli svårt att överskåda flödet i importen. Övriga valmöjligheter kommer i efterföljande artiklar.
Terminologi
Filformat
När man importerar en artikelfil så behöver filformatet vara i .txt eller i .csv. Filformatet .txt är ett enkelt textfilformat och dessa går att öppna i datorns Anteckningar (Notepad/Notisblokk) genom att dubbelklicka på den. Filformatet .csv skiljer sig inte nämvärt men filändelsen (csv) brukar vara knutet till Excel eller ett annat installerat kalkyleringsprogram och då öppnas den i det programmet. Man kan dock även öppna .csv i Anteckningar.
I artikeln hänvisas enbart till Excel men andra kalkyleringsprogram bör fungera likadant. Observera att vi inte har support på Excel eller ens specialkunskap i programmet. För tips om Excel, sök relevanta supportforum via till exempel Microsoft eller deras support.
Semikolonseparerad importfil (prisfil)
Importfilen ska vara semikolonseparerad. För att förstå innebörden med detta behöver vi jämföra med Excel. Det är uppbyggt på kolumner och rader. Kolumnerna benämns A, B, C osv. medan raderna benämns 1, 2, 3 osv.
Om vi nu tittar på filen i Anteckningar ser vi samma text som i Excel med ett tillägg. Det står semikolon mellan texterna. Dessa semikolon motsvarar kolumnerna i Excel.
Så en semikolonseparerad textfil är i grunden en vanlig textfil. Om den heter .txt eller .csv spelar ingen roll bortsett att om man dubbelklickar på filen öppnas dessa med olika program. Excel känner normalt av om det är en .csv och kommer öppna denna korrekt i dess kolumner och rader.
Spara Excel som semikolonseparerad fil
Det är vanligt att man får prisfiler i Excel. Kassan kan inte hantera de filerna utan dessa behöver sparas till rätt format enligt ovan.
För att i Excel komma åt det, välj Spara som och välj format enligt bilden nedan. Det kan finnas fler format som heter CSV men ska det fungera i kassan måste det som är markerat i bilden användas.
Om ett annat CSV-format används så blir det fel i kassan.
Observera! Det står "kommaavgränsad" i formatet som ska väljas och inte semikolonavgränsad.
Minsta möjliga krav för import
En artikel som ska importeras måste innehålla minst detta:
- Artikelnummer och/eller streckkod
- Beskrivning (artikelns namn som även kommer att stå på kvittot)
- Försäljningspris inklusive moms (utpris)
- Artikelgrupp
- Leverantör (behövs ej för Start-versioner av kassan)
Förklaring:
Artikelnummer eller streckkod. Om man har dessa med i importfilen så kommer kassan först att kontrollera om artikelnumret/streckkoden redan finns i kassan. Om ja så skrivs artikeln över med informationen från importfilen. Om nej så läggs den upp som en ny artikel.
Artikelnummer och streckkoder måste vara unika i filen. Exempel: om det finns två artiklar med samma nummer så kommer kassan först att lägga in den första artikeln men sen kommer den till den andra artikeln och känner av att denna redan finns i kassan och uppdaterar denna. Det betyder att bara en av dessa finns med i kassan, nämligen den andra (sista) av artiklarna.
Övrig information är valfri så som inköpspris (inpris), enhet, katalognummer, lager med mera. En artikel kan även innehålla upp till nio fria fält.
Excel-filen
Varje rad representerar en artikel.
En artikels information ligger i kolumnerna. Så en kolumn har bara beskrivning, en annan bara artikelnummer. I kolumnen för artikelgrupper är det vanligast att dessa står i klartext vad de heter i kassan. Men man kan även till exempel kalla dessa 1, 2, 3 och så vidare för att istället vid importen använda sig av översättningar (för exempel, 1 = Kläder). Samma regel gäller för kolumnen för leverantörer.
e flesta prisfiler som fås av leverantörer har rubriker som förklaring. Innan man sparar filen som CSV är det klokt att ta bort raden med rubriker. Annars kommer kassan att försöka importera även dessa rader som artiklar.
De flesta tecken går att använda men semikolon ( ; ) får inte användas. Andra tecken som ska undvikas är asterisk ( * ) samt et-tecknet ( & ).
Det är bra att notera vilken kolumn som innehåller vilken data.
Annat att tänka på
- Att importera artiklar är en stor sak i kassan och gör ju en hel del med artikelregistret.
Därför, om man har stora importer, är det fördelaktigt att göra detta utanför öppettider. Man bör spara en backup innan en import. Det gör man via menyn Dagliga rutiner - Säkerhetskopiering - Skapa. - Om man har en snabb dator som kassa eller backoffice-kassa så påverkar det hastigheten av importen positivt.
- Om man kan så bör man utföra importen på huvudkassan (HK) eller om man har en separat dator för databasen, på den.
- Ju större prisfil, desto längre tid tar importen.
- En import måste inte bara beröra helt nya artiklar. Man kan uppdatera befintliga artiklar (till exempel med nya priser) men detta tas inte upp här.
- Det är en god idé att i början testa importen med bara ett fåtal artiklar så man får en möjlighet att förstå hur det fungerar utan att för mycket råkar hända med artikelregistret om det blir fel.
Förenklad import
Detta är visuellt tydligare än den avancerade importen men gör egentligen samma sak.
Vi kommer att importera en prisfil med bara fyra artiklar. För ändamålet har jag skapat en artikelgrupp som heter "Artikelgrupp import" samt en leverantör som heter "Leverantör Import".
Excelfilen:
Varje rad representerar en egen artikel.
- Kolumn A: Artikelnummer
- Kolumn B: Streckkod
- Kolumn C: Beskrivning (det som sen står på kvittot till kunden)
- Kolumn D: Artikelgrupp
- Kolumn E: Leverantör
- Kolumn F: Utpris inklusive moms (slutpriset till kunden) där kronor och ören skiljs med kommatecken (Inte punkt)
Denna sparas som importtest.csv och öppnad i Anteckningar ser den ut så här:
Notera att vi inte har tagit med några rubriker i prisfilen. Detta sparar oss några felmeddelanden vid importen. Jag har istället noterat vilka fält som är vad.
Öppna importverktyget i kassan
Gå till Arkiv - Servicerutiner - Importera/Exportera - Importera - Artiklar
Man kan även programmera en knapp. Makro för detta är: ##MENU#Varor2#
Man kan när som helst avbryta importen genom att trycka på knappen "Stäng" längst ned till höger.
Steg 1 - Importfil
Överst är redan rätt flik vald (Förenklad import).
Tryck på knappen "Gå vidare till steg 2 - Filbeskrivning".
Välj rätt prisfil:
Här är vi noga med att välja CSV-filen. Sen tryck på "Öppna".
Steg 2 - Filbeskrivning
Prisfilen visas som en förhandsgranskning med några av de första artikelraderna. Prisfilen här är liten så alla rader visas.
När man klickar på den röda texten expanderar en lista:
Första fältet innehåller artikelnummer så jag väljer det i listan och fortsätter sen med alla fält på motsvarande vis. Det sista fältet, som i vårt exempel innehåller utpris, syns inte. Man får skrolla till höger för att komma åt detta.
Observera: Här visas alla kolumner som finns i prisfilen. Då vi bara har sex kolumner så är det enkelt att överskåda men man skulle kunna tänka sig att man har 15 kolumner eller fler. Då kommer man få skrolla mer.
När alla kolumner är valda, tryck på knappen "Gå vidare till steg 3 - Översättning".
Steg 3 - Översättning
Då prisfilen innehåller både artikelgrupper och leverantörer i klartext väljs "Ja" för båda.
När man väljer för leverantörsnamnet visas denna informationsruta. Det är bara att trycka på OK när man läst.
Tryck på knappen "Gå vidare till steg 4 - Uppdateringsalternativ" för att fortsätta.
Steg 4 - Uppdateringsalternativ
I vårt exempel ska alla artiklar importeras som de är. Inget av alternativen ovan ska användas och lämnas därmed som de är. I andra artiklar kan dessa tas upp.
Sista steget är att trycka på knappen "Godkänn och starta importen".
Om man ofta importerar artiklar från till exempel samma leverantör och de alltid bygger upp sin prisfil likadant så kan man svara Ja här och spara en mall. I avancerad import kan man sen välja denna mall och man behöver då inte göra om samma val varje gång deras prisfil ska importeras. Oavsett om man väljer Ja eller Nej här går importen vidare till nästa steg.
När denna visas är importen klar. Om det uppstod några fel i importen så visas detta och man kan granska felen.
Fortsättning med del 2: Artikelimport i det PC-baserade kassasystemet del 2 av 2 - Avancerad import