Artikelimport i det PC-baserade kassasystemet del 2 av 2 - Avancerad import
Kassan har en kraftfull importfunktion för att föra in artiklar till artikelregistret. Det kan vara helt nya artiklar eller en uppdatering av befintliga artiklar.
Ofta får man dessa prisfiler från en leverantör i Excel. Det kan även vara en prisfil från en annan kassa eller byte av kassasystem. Det kan vara enklare och mer överskådligt att först jobba i Excel och sen importera artiklarna till kassan än att göra detta direkt i kassan.
Här ska vi gå igenom hur man ska förbereda sig och vad man behöver ha tillgång till med mera.
Se även Artikelimport i det PC-baserade kassasystemet del 1 av 2 - Förenklad import
Om artikelimport del 2
Vi kommer gå igenom grundläggande om import av artiklar när en enkel prisfil importeras till kassan. Här kommer vi att visa den avancerade importen i sin enklaste form. I del 1 visas motsvarande med förenklad import.
Anledningen till att inte alla valmöjligheter kommer att visas är då det bli svårt att överskåda flödet i importen. Övriga valmöjligheter kommer i efterföljande artiklar.
Se del 1 för beskrivning av terminologi, hur prisfilen ska utformas och sparas med mera.
Här kommer vi använda samma prisfil som i del 1.
Avancerad import
I slutändan av importen så gör denna samma sak som förenklad import men här är allt samlat i ett och samma steg. Överblicksmässigt kan detta vara tydligare än den förenklade importen. Denna är dock inte lika intuitiv som den förenklade importen.
Öppna importverktyget i kassan
Gå till Arkiv - Servicerutiner - Importera/Exportera - Importera - Artiklar.
Man kan även programmera en knapp. Makro för detta är: ##MENU#Varor2#
Välj fliken som heter "Avancerad import".
Man kan när som helst avbryta importen genom att trycka på knappen "Stäng" längst ned till höger.
En skillnad från förenklad import är att här görs inställningarna innan prisfil väljs. I förenklad import börjar man att välja prisfil men här avslutar man med att välja denna. Det är en god idé att notera vilken kolumn i prisfilen som innehåller vad.
Fönstret Importera artiklar
Uppe till vänster finns ett fält med namn "Import mall".
Man måste fylla i ett mallnamn här. Förslagsvis använder man leverantörens namn eller något annat som hjälper till att hålla koll på vad mallen betyder. Fördelen med detta är att om man alltid får en prisfil från den leverantören som är utformad likadant så behöver man inte göra inställningarna igen. Dessa minns mallen. För att hämta en befintlig mall används den lilla knappen med en pil nedåt och mallen väljs i listan. Sen trycker man på knappen Hämta.
I vårt exempel så har vi ingen mall så jag valde att skriva in den fiktiva leverantörens namn.
Nedanför Import mall finns fälten för att välja kolumner från prisfilen.
Alla namn till vänster representerar de fält och attribut som en artikel kan innehålla och som går att importera. Det står -1 på alla utom Lagerförd. -1 betyder att kassan inte kommer att importera dessa fält oavsett om de finns i prisfilen eller inte.
Här väljer jag alltså vilken kolumn i prisfilen som ska in var till artikeln i kassan. Tänk på att i Excel heter kolumnerna A, B, C och så vidare men i kassan benämns dessa 1, 2, 3 och så vidare. Man klickar i höger fält för att ändra -1 till ett annat värde.
I vår fil har
- Artikelgrupp nummer 4
- Leverantör nummer 5
- Beskrivning nummer 3
- Streckkod nummer 2
- Artikelnummer nummer 1
och - Pris nummer 6
Fältet Lagerförd får automatiskt datum. Detta går att ändra om så önskas.
Längre ned finns flikarna "Standard regler" och "Regler vid uppdatering".
I vår prisfil finns leverantörens namn samt artikelgruppens namn i klartext. Därför behöver man markera de alternativen som är gjorda ovan i bilden. Då artikelgruppen/leverantören redan finns i kassan så kommer inga nya att skapas. Om artikelgruppen/leverantören som finns i prisfilen Inte finns i kassan så skapar kassan dessa. Under importen får man då för artikelgrupper ange momssats för denna/dessa (visas inte här). Meddelande om leverantör visas när man markera det alternativet.
Spara mall samt välja fil
Mallen sparas automatiskt när man trycker på "Välj fil och..." men kan sparas manuellt om man till exempel måste lämna importen.
Tryck på knappen för att välja fil. Leta reda på aktuell fil men tillse att den inte är öppen i Anteckningar/Notisblokk eller Excel först.
En liten varning här. Om man råkat välja fel kolumn för artikelgrupp kan det bli väldigt fel. Ta som exempel om vi här råkat välja att artikelgrupp ska peka på kolumnen för streckkoder. Då kommer kassan att skapa en artikelgrupp för varje unik streckkod. När man testar så här är det inte så farligt. Fyra artikelgrupper är enkelt att åtgärda. Om man har en prisfil med flera tusen artiklar blir det jobbigt. Så var aktsam.
Tryck "Ja" för att fortsätta. "Nej" för att avbryta.
Välj filen, tryck på knappen "Öppna".
Tryck på knappen "Ja" för att fortsätta och "Nej" för att avbryta.
Kassan visar nu ett fönster som räknar upp artiklarna. Med bara fyra artiklar i importfilen hinner man nästa inte se den innan en bekräftelse på att det är klart visas.
Tryck på knappen "OK" och importen är klar.